Gå till ecit.se
Gå till första sidan blogg

Spara din bokföring på rätt sätt och i rätt tid

Oct 7, 2020 11:19:20 AM

Här reder vi ut vad som gäller kring kvitton, fakturor och annat bokföringsmaterial både på papper och digitalt. Dessutom med några exempel.

Vi är i en intensiv period då mer och mer digitaliseras och antal fakturor och kvitton i pappersformat blir bara färre och färre för var dag som går. Det är givetvis toppen då vi får en mer hållbar process i flera led.

Tyvärr går utvecklingen inte riktigt hand-i-hand med hur vår lagstiftning ser ut. Det skulle vara önskvärt med en större flexibilitet och mer snabbfotade lagändringar kan jag tycka.

Att inte följa de nu gällande arkiveringsreglerna är att ses som ett brott mot Bokföringslagen. Det är styrelsen i bolaget som är ytterst ansvarig men även ekonomichef/redovisningsansvarig kan ställas till svars om inte reglerna följs.

Med andra ord är det viktigt att reglerna följs.

 

Sammanfattning av regelverket idag

Den totala arkiveringstiden enligt bokföringslagen är 7 år men vad är det egentligen som gäller när vi får in underlag på olika sätt?

1. Kvitton/fakturor på papper skall sparas i 7 år

2. Kvitton/fakturor på papper som är omförda (till exempel fotade, skannade) till digitalt medium:

  • underlaget på papper måste sparas i 3 år

  • den digitala kopian i ytterligare 4 år, dvs även här totalt 7 år.

3. Kvitton/fakturor som ankommer i digital form skall arkiveras digitalt i 7 år

 

Exempel spara företagets bokföring

Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?

Svar: Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

 

Måste jag spara ett mottaget papperskvitto/pappersfaktura när jag fotat/skannat det?

Svar: Ja, pappersdokumentet får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

 

Kvitton när anställda gör utlägg

Svar: Kvittot skall arkiveras i den form det mottogs. Det vill säga tar den anställde emot ett papperskvitto ska detta lämnas till företaget som ska spara det under arkiveringstiden. Är kvittot i elektronisk form ska företaget spara det i elektronisk form.

 

Hur gör man med kvitto/faktura som man fått i både pappersform och elektronisk form?

Svar: Om företaget tar emot kvittot i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form det skall sparas.

 

Kan bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form förvaras utanför Sverige?

Svar: Ja. Den bokföringsskyldige skall meddela Skatteverket var lagringsplatsen finns, att informationen omedelbart kan skrivas ut i Sverige och att Skatteverket på begäran kan ges omedelbar elektronisk åtkomst till informationen. Ytterligare krav ställs om lagringsplatsen finns i ett land utanför EU.

 

Verifikationer i pappersform får däremot endast tillfälligt föras ut ur Sverige.

 

Många papperskvitton är av dålig kvalitet och texten försvinner efter några år. Kan detta vara ett problem?

Svar: För att lösa denna problematik är tipset att antingen skanna kvittot och arkivera det digitalt eller att ta en vanlig papperskopia som sparas tillsammans med originalet.

 

Frågor om arkivering av olika räkenskapshandlingar

Har du frågor vad som gäller kring arkivering av ditt företags bokföring –  kontakta något av våra ECIT kontor runt om i Sverige.
Du kontaktar oss här >> 

Teman:

Magnus Hedlund

Magnus Hedlund har 30 års erfarenhet av rådgivning till företag. Han drivs av att hjälpa kunder med rådgivning som leder till kloka beslut, i både stora som små frågor. Kontakta Magnus på +46 708 32 28 68 eller magnus.hedlund@ecitservices.se

Kontakta oss