Vilka regler gäller för kvitton i olika format?

Regelverket hur kvittot ska sparas säger att det ska sparas så som det först togs emot. Ett enkelt regelverk som försvåras av att kvitton numera kommer i olika format. Här går vi igenom vad som gäller!

Första generationen

Papperskvitton

Om ett papperskvitto erhålls vid köptillfället ska det sparas i 7 år.

Cirka 70 procent av alla företag har fortfarande idag manuell hantering av papperskvitton. Hanteringen består av att den anställde samlar sina kvittona och häftar fast dem på ett A4-ark, tillsammans med en sammanställning över reseräkningen. Processen för attestering och arkivering av dessa kvitton är manuell och tidskrävande. 

Scannade papperskvitton

Om ett papperskvitto görs om till digital form genom att kvittot scannas så räcker det att arkivera papperskvittot i 3 år. 

Andra generationen

Fotograferade kvitton

I andra generationens utläggshantering finns möjlighet att ta ett foto av kvittot. Kvittot överförs då från pappersform till digital form. Då ska papperskvittot endast sparas i 3 år.

Mailade kvitton 

Med e-handel kommer ytterligare en kvittotyp, det vill säga att kvittot kommer digitalt per e-post. Dessa kvitton är i sitt ursprung digitala och behöver därför inte skrivas ut och sparas i pappersform. De kan istället mailas direkt till utläggstjänsten för digital arkivering.

Nya generationens utläggshantering

Digitalt kvitto direkt från kassan

Nu börjar en ny kvittotyp att börja användas i handeln, nämligen digitala kvitton i Kivra. Istället för att få ett papperskvitto när du handlar i anslutna butiker, får du ditt kvitto direkt i Kivras app. Eftersom ursprunget av detta kvitto är digitalt krävs endast digital arkivering.

Summering av reglerna för kvittohantering

Första generationen – Papperskvitton sparas i 7 år.

Andra generationen – Papperskvitton omförda till digitalt medium: scannade och fotade papperskvitton sparas i 3 år och sedan den digitala kopian i 4 år.

Nya generationen – Digitala kvitton från kassan – all arkivering sker digitalt i 7 år.

Den totala arkiveringstiden enligt bokföringslagen är sju år, det är betydligt effektivare och bättre för miljön om det sker i digital form.

Mer om reglerna finns att läsa på Bokföringsnämndens hemsida här >

Har du frågor om digital kvittohantering

Vi har lång erfarenhet av att hjälpa företag kring effektiv löneadministration, där vi tar hand om hela företagets lönefunktion och stöder med rådgivning kring personal och HR.

Har du frågor om outsourcing lön för ditt företag eller önskar mer information om lönetjänster från ECIT?

Kontakta Maria Nordstrand, avdelningsansvarig lön & HR, ECIT på telefon 08 – 400 212 40 eller skicka e-post till maria.nordstrand@ecitservices.se.