Gå till ecit.se
Gå till första sidan blogg

Nytt affärssystem

Sep 25, 2020 10:12:01 AM

Har ni kommit fram till att tiden är mogen för att byta affärssystem? Här några goda råd för att lyckas med utvärdering, upphandling och implementation av nytt affärssystem.

Tidig information

Ert affärssystem påverkar i stort sett alla avdelningar och medarbetare, direkt eller indirekt. Därför är det viktigt att tidigt informera alla medarbetare om projektet från företagets ledning. Informera om målet med investeringen samt grov tidplan för utvärdering, val och implementation av det nya affärssystemet.
Att informera tidigt kan även innebära att medarbetare inom olika områden av er verksamhet blir intresserade att vara delaktiga i projektet.
 

Vilka ska vara med?

När det är dags att sätta ihop den projektgrupp som ska utvärdera och välja nytt affärssystem är det lätt att se tillbaka. Hur gjorde vi när vi bytte affärssystem senast? Vilka var med då? Hur gjorde vi? 
 
Det är lätt att ta med alla som ansvarar för ert affärssystem idag även i projektgruppen för utvärdering och upphandling av det nya affärssystemet. Eller de medarbetare som var med vid implementationen av nuvarande affärssystem. 
 
Men det kan finnas risker med att ta med samma personer som var med då. 
Ert nya affärssystem kan lätt bli en kopia av nuvarande affärssystem. 
 
Återigen är det viktigt för företagets ledning att lyfta fram och förklara vad målen med bytet av affärssystem är och vad utvärdering, val, implementation ska åstadkomma, för företagets produktivitet. Både idag, imorgon och om några år. 
 
Medlemmarna i projektgruppen som ska utvärdera och välja nytt affärssystem bör representera ett brett urval av användargrupper och avdelningar. Från de som hanterar den dagliga verksamheten med inleveranser, produktion eller försäljning till representanter från företagets ledning. 
 
Ladda-ner-kravspecifikation-affarssystem
 

Affärsprocesser idag och imorgon

Vid utvärdering av nytt affärssystem är en vanlig metod att börja med att ta fram en funktionell kravspecifikation (ladda ner ett exempel här!). Där olika avdelningar inom företaget bidrar med sina funktionella krav för att deras affärsprocesser ska kunna hanteras och effektiviseras jämfört med nuvarande situation i dagens affärssystem. Kravspecifikationen blir det underlag som olika leverantörer av affärssystem ska svara på avseende om era krav uppfylls och ingår som standard eller om det behövs anpassningar och justeringar i deras affärssystem.
 
Men det finns vissa risker som du bör vara medveten om kring en funktionell kravspecifikation. 
 
En är att moderna affärssystem under lång tid har tagit fram och utvecklat ”best practice” för olika standardprocesser i ett företag verksamhet oavsett om det handlar om produktion, logistik eller ekonomiprocesser.
 
Om det visar sig att en eller flera av era processer i ert företag skiljer sig från de som finns som standard i affärssystemet är den stora frågan:
  • Ska vi anpassa oss till affärssystemet eller krävs en anpassning av det nya affärssystemet?
  • Hur unik är den affärsprocess som kräver anpassning?
En annan risk är att arbetet med kravspecifikationen drar ut på tiden i så pass lång omfattning att marknadens och era krav förändras under tiden arbetet pågår.
 
Det är även viktigt att se in i framtiden för er verksamhet och försöka se hur den eventuellt kan förändras. 
 
Frågor ni bör ställa er om framtiden:
  • Kommer vårt erbjudande kring olika produkter och tjänster att förändras och hur påverkar det affärsstöd och affärssystem? 
  • Kommer vår verksamhet att finnas i flera företag, på fler platser eller i flera länder i framtiden? Hur påverkas kravbilden på det nya affärssystemet av dessa förändringar?
  • Hur utvecklas vår marknad och verksamhet med nya eller ändrade krav från våra kunder? 
  • Hur kan vår verksamhet digitaliseras ytterligare med kunder och leverantörer? 
  • Hur kan vi automatisera och digitalisera för att nå nya konkurrensfördelar?
 

Funktionskrav 

I arbetet med att ta fram kravspecifikationen kommer det fram mängder med olika önskemål och krav från olika avdelningar och medarbetare. Krav som kan skilja sig åt både vad gäller betydelse för er verksamhet och komplexitet. 
 
Här är det viktigt att fokusera och ta fram de viktigaste kraven och de som är unika för ert företag och verksamhet. Dessutom har dagens affärssystem utvecklats  mycket jämfört med det affärssystem ni använder idag. Därför kan ni till exempel idag bortse från de krav som gäller hur många positioner som finns i olika fält. Till exempel produktbeskrivningar eller artikelnummer såvida ni inte vet om att ni inom vissa områden har krav som sticker ut och är ovanliga. 
 

Dra nytta av erfarenhet

De potentiella leverantörer ni kontaktar kring ert nya affärssystem har med stor sannolikhet lång erfarenhet från 100-tals implementationer av deras affärssystem hos olika företag i olika branscher. Utnyttja denna erfarenhet i er utvärderingsprocess! 
 
De kan ge er tips och råd hur ni kan hantera och sätta upp ett effektivt affärsstöd för era viktigaste och unika affärsprocesser i deras affärssystem. Dessutom har de kanske erfarenhet från andra företag eller branscher som kan vara intressanta även för er.


Gör en kalkyl

Ta fram en kalkyl över affärssystemets kostnader över tid. Från att ni valt system och  implementationsprojektet till 3 år framåt i tiden.
 
Exempel på poster i denna budget kan till exempel vara: 
  • Köp/hyra av driftsplattform 
  • Köp/hyra av affärssystem
  • Egen tid under implementationsprojektet och efter driftstart
  • Externa konsultkostnader
  • Anpassningar och integrationer
  • Kostnader och interna/externa resurser vid framtida uppgraderingar
  • Support och underhållskostnader
  • Uppskattade besparingar / effektiviseringsvinster
Posterna i kalkylen för affärssystemet skiljer sig, beroende på om ni väljer en cloud eller on-premise lösning. 
 

Kostnader vid egen/lokal installation (on-premise)

Med on-premise menas att affärssystemet lagras och körs i lokalerna hos det företag som använder affärssystemet, på egen hårdvara alternativt externt hos en driftsleverantör. 
 
Aktuella licenser för affärssystemet köps på traditionellt sätt, det vill säga genom en engångsavgift med ett årligt underhållsavtal för att få tillgång till nya versioner. Följande kostnadsposter kan identifieras med affärssystem on-premise över tid:
  • Affärssystemet (moduler och användare)
  • Tillkommande moduler och användare i framtiden
  • Tillkommande företag / juridiska personer i framtiden
  • Implementationstjänster
  • Anpassningar och integrationer
  • Utbildningar
  • Uppgraderingar
  • Supportavtal
  • UH-avtal (nya versioner och rättningar)
  • Egen hårdvara som servers, backup, säkerhet och egna tjänster för drift. Alternativt kostnad för motsvarande tjänster/drift hos en driftsleverantör. 
  • Egen tid och resurser under implementationsprojektet samt efter driftstart för förvaltning, support och uppgraderingar.

Kostnader affärssystem i molnet (Cloud)

Innebär en prenumerationsmodell av affärssystem med olika moduler och användare som debiteras per till exempel månad, kvartal eller år. I cloud ingår vanligtvis drift, support, underhållsavtal och alla uppgraderingar i månadsavgiften för affärssystemet.
 
Följande kostnadsposter kan identifieras med affärssystem som cloud. 
  • Moduler och användare
  • Pris för tillkommande användare och moduler
  • Pris för tillkommande företag / juridiska personer
  • Implementationstjänster
  • Anpassningar och integrationer
  • Utbildning
  • Konsulttjänster i samband med uppgraderingar
  • Egen tid och egna resurser under implementationsprojektet samt efter driftstart för förvaltning, support och uppgraderingar
 

Referenser

I upphandlingsprojektet finns ofta en del som handlar om att kontakta andra kunder och referenser till leverantören. Oftast sker det genom att fråga leverantören om några passande kundreferenser baserat på er verksamhet, företagsstorlek osv. 
 
I dessa referenskontakter kan ni fråga och få information om kring:
  • Vad referenskunden anser fungerat bra respektive mindre bra i samarbetet med leverantören.
  • Hur referensen uppfattar det aktuella affärssystemet.
  • Vad skulle de gjort annorlunda om de gjort om upphandling och implementation idag.
 

Anpassa eller inte?

Oavsett storlek på företag och typ av verksamhet kommer det faktum att affärssystemet måste anpassas på något sätt eller integreras med något annat system. Därför är en viktig fråga hur ni kan anpassa affärssystemet och utveckla integrationer med andra system.
 
En annan viktig fråga kring anpassningar av affärssystem är hur de hanteras vid uppgraderingar av affärssystemet. Följer de med eller måste de anpassas till nya versioner, vilket innebär en extrakostnad vid uppgraderingar. 
 

Vilka implementerar?

Olika leverantörer av affärssystem har olika koncept vad gäller säljprocess vs implementationsprocess. 
 
Vissa använder presalekonsulter under säljfasen som visar och presenterar affärssystemet. När det sen är dags för implementation tar implementationskonsulter hand om denna fas. Andra leverantörer använder modellen att det är samma personer, konsulter ni träffar under säljfasen som under den senare implementationen.
 
Fråga därför vilka som ska implementera affärssystemet hos er eftersom det bland är olika personer och team som säljer och visar systemet i säljfasen, jämfört med vilka som delaktiga under implementationen. Om det är olika team, fråga efter hur informations-överföringen sker från säljteamet till de som ska installera systemet hos er. 
 

Hur fungerar supporten?

Fråga leverantören hur deras supportfunktion fungerar och är bemannad. Hur är deras process för olika typer av supportärenden, från allmänna frågor till driftstopp. Kan ni följa ett supportärende vad gäller status  och vilka krav ställer leverantören på de från er som lämnar och rapporterar supportärenden.
 

Affärssystem från ECIT 

Är dags att utvärdera alternativ till nuvarande affärssystem, kontakta oss på ECIT. Vi har lång erfarenhet av att leverera affärssystem och hjälper er igång samt hanterar supporten i alla delar efter driftstart. Kontakta oss på telefon +46 10 703 65 00 eller e-post viktor.backstrom@ecitservices.se.
 
Teman:

Magnus Hedlund

Magnus Hedlund har 30 års erfarenhet av rådgivning till företag. Han drivs av att hjälpa kunder med rådgivning som leder till kloka beslut, i både stora som små frågor. Kontakta Magnus på +46 708 32 28 68 eller magnus.hedlund@ecitservices.se

Kontakta oss