Elektronisk fakturahantering

Här går vi igenom hur det fungerar och vad som är värt att tänka på om du överväger att digitalisera er fakturahantering.

Vad är fakturahantering?

Det är sättet som företag hanterar inkommande och utgående fakturor. Detta flöde kan se ut på många olika sätt men ju större verksamheten och antalet fakturor är, desto mer arbete blir det. Fakturahanteringen påverkar flera väsentliga delar av företagets verksamhet, från likviditeten till förhållandet med andra företag. Elektronisk fakturahantering är ett sätt att förenkla och digitalisera arbetsflödet för att på så sätt effektivisera och automatisera denna del av verksamheten.

Hur fungerar elektronisk fakturahantering?

Det fungerar genom att hela eller stora delar av fakturahanteringen sköts digitalt. Det handlar även om att lägga om de nuvarande rutinerna för att skapa ett bättre arbetsflöde. Företag som erbjuder elektronisk fakturahantering har oftast verktyg som underlättar arbetet, exempelvis för att omvandla analoga pappersfakturor till digitala filer.

Det kan även handla om att överlåta hanteringen till ett företag som kunniga inom ekonomi och redovisning. Elektronisk fakturahantering kan även innefatta administrationen av fakturorna, exempelvis att skicka påminnelser eller säkerställandet att löptider hålls. Om du vill veta hur fakturahantering fungerar steg för steg, hör av dig till oss på ECIT så hjälper vi dig komma igång. Kontakta någon av våra kontor så förklarar mer än gärna hur vår digitala fakturahantering fungerar.

Varför behöver företag elektronisk fakturahantering?

Enkelt! Elektronisk fakturahantering behövs för att den analoga hanteringen av fakturor tar alldeles för lång tid och för mycket resurser. För riktigt stora företag är det inte ovanligt att det finns flera anställda personer vars enda uppgift är att betala, skicka, arkivera och administrera fakturor. Det finns mycket att tjäna på att effektivisera denna del av verksamheten, inte minst att det frigör tid för ekonomiavdelningen.

Därför är det viktigt

Fakturahantering berör först och främst den egna ekonomin. Ibland behöver man vänta på att pengar kommer in för att man ska kunna betala av eventuella fakturor, det är inte aktuellt att betala allt direkt. Fakturahantering påverkar även andra företag som väntar på att få betalt av ditt företag. Om denna del av verksamheten inte sköts kan det leda till försämrad relation med leverantörer, påminnelseavgifter och straffräntor eller att löner inte kan betalas ut i tid.

Förutsättningar för att använda elektronisk fakturahantering

För att kunna använda elektronisk fakturahantering krävs det att verksamheten använder sig av vissa digitala verktyg. Dessa tillhandahålls av ECIT. Vi kan sedan gå igenom processen för fakturahantering, steg för steg. Fysiska fakturor skickas in till oss. Därefter digitaliseras fakturorna, förses med spårbara taggar och samlas på ett och samma ställe. De papper som kommer till oss arkiveras enligt bokföringslagens krav.

De digitala verktygen kan sedan användas för att få en bättre överblick över mottagna och skickade fakturor, påminnelser och automatiska åtgärder. Det finns även möjlighet att koppla ihop fakturering med affärssystemet, vilket ger mer kontroll över både fakturorna och den egna ekonomin.

ECIT erbjuder fakturahantering i Sverige

Letar du efter ett företag som kan hjälpa er med ekonomi och fakturahantering? Du kan bland annat titta på våra tjänster för att se vad vi erbjuder när det kommer till fakturahantering och andra tjänster för att underlätta styrningen av ekonomin.

Strömlinjeforma det egna arbetsflödet och ge din ekonomiavdelning mer kontroll över inkommande och utgående fakturor. Det är en investering som snabbt ger avkastning i form av mindre jobb för nyckelpersoner, färre misstag från de egna leden och bättre koll över ekonomin.