Med ECITexpense spar Rg19 massvis med tid

Rg19 är ett av Sveriges ledande IT-företag inom applikationsdrift och hosting. Företaget jobbar nära sina kunder för att maximera deras översikt och kontroll av kritiska affärssystem placerade i olika molntjänster - oavsett om de ligger i privata, publika eller hybrida moln. Med Norden som sin hemmamarknad har Rg19 cirka 40 personer anställda som genererar cirka 20 utlägg varje månad

Utmaningar

Manuell utläggshantering

Innan 2018 arbetade Rg19 i en manuell process. Underlag och kvitton skickades in i pappersformat som sedan delegerades vidare till attestanter för godkännande. Alessandra Gunnarsson, Administrativ Assistent, samlade in allt underlag, distribuerade underlaget för attest, granskade de attesterade rapporterna, kopierade dem (för säkerhetsskull), och slutlingen skickade in underlagen med post. Något som tog henne minst en (1) hel arbetsdag i månaden att göra.

Underlag och attest på olika ställen

ECIT-portalen användes tidigare för att attestera utläggen. Dessvärre så återfanns inte allt underlag i systemet och kvitton behövdes noggrant kontrolleras manuellt för att sedan bli godkända i portalen. En process som inte bara ekonomiavdelningen spenderade timmar på, utan också alla attesterande chefer som spenderade upp till 3 timmar i månaden på utläggshantering.

Lösning

Rg19 letade efter en lösning att eliminera det omständiga och tidskrävande arbetet att samla in och hantera företagets utlägg manuellt.

Rg19 valde ECITexpense då tjänsten samlar allt underlag för utlägg och reseräkningar i en enda app. Användare, attestanter och administratörer kan enkelt kontrollera underlaget och godkänna dem på nolltid. Dessutom är ECITexpense en digital och molnbaserad tjänst, vilket automatiserar och förenklar utläggs- hanteringen inom organisationen.

Klicka här för att läsa mer om ECITexpense

Resultat

Sparar tid

Tack vare ECITexpense sparar idag de anställda massvis med tid. Ekonomiavdelningen sparar mer än en hel dags arbete varje månad, och attestanter upplever en oerhörd lättnad på arbetstiden och kan nu lägga den tiden på andra viktiga uppgifter.

“Med ECITexpens är alla utlägg och reseräkningar samlade på ett och samma ställe. Det har inneburit betydligt mindre arbete både för ekonomiavdelningen och medarbetare Jag sparar idag mer än en dags arbete och slipper massor med administration”

Alessandra Gunnarsson, Administrativ Assistent Rg19

Effektiv utläggshantering

Medarbetarna tycker idag att det är både enkelt och roligt att göra sina utlägg. Kvittot fotograferas direkt efter köpet, tjänsten analyserar sedan kvitto och fyller i informationen automatiskt.

Därefter skickas utläggsrapporten för attest, som enkelt görs i appen där allt underlag finns samlat och godkännandet kan ske direkt.  

Smidig administration och sparar mindre pappershantering

Med den nya lösningen sparar Rg19 administrativ tid och ser betydligt mindre pappershantering, framförallt för attestanter och administratörer.

Frågor om ECITexpense

Kontakta Maria Nordstrand, avdelningsansvarig lön & HR, ECIT på telefon 08 – 400 212 40 eller e-post till maria.nordstrand@ecit.se.