Gå till ecit.se
Gå till första sidan blogg

Automatisera och ta bort tidstjuvarna på kontoret

Sep 13, 2021 10:30:44 AM

Det är inte så många år sedan alla pärmar med företagsinformation behövde egna lager och kontorsutrymmen på svenska arbetsplatser. Det var i pärmarna all dokumentation och översikt fanns och de var grunden för både viktiga beslut och underlag till revisorn.

God överblick och kontroll över företagets intäkter, lager och kostnader är nyckeln till god lönsamhet. Automatisering och digitalisering av manuella processer kan ge dig snabbt detta – snabb översikt och kontroll. Samtidigt som du får mer tid över till att utveckla och driva ditt företag.

Här några exempel på hur du kan automatisera och ta bort tidstjuvarna på kontoret och få mer tid och bättre effektivitet.


Hantera kundfakturor digitalt (e-faktura)

Att skicka kundfakturor digitalt (e-faktura) har varit ett krav från offentliga aktörer och leverantörer till offentliga aktörer sedan en tid tillbaka. Men även allt fler privata företag, både stora och små väljer leverantörer som kan leverera e-fakturor.

Genom att använda e-fakturor får du många fördelar:

  • Minskade kostnader: inga kostnader för porto, kopiering osv.
  • Snabbare hantering: når mottagaren ekonomisystem direkt.
  • Säkrare: säkrare överföring både vad gäller leveranskvalitet och insynsskydd.
  • Bättre för miljön: med e-faktura försvinner behovet av pappersfakturor.
  • Ökad kontroll: med digital hantering försvinner inga kundfakturor och kreditfakturor


Hantera leverantörsfakturor digitalt

Med hjälp av system för att hantera alla leverantörsfakturor digitalt distribueras alla leverantörsfakturor till berörda medarbetare, utan att de fysiskt måste finnas på plats.

Dessutom har du 100% koll på var varje faktura finns i ert attestflöde. Med funktioner för scanning och tolkning omvandlas alla pappersfakturor till digitalt format. En lösning som automatiserar din leverantörsfakturaprocess. 

Fördelar med digital hantering av alla leverantörsfakturor:

  • Snabbare och enklare hantering
  • Bättre åtkomst
  • Enkel återsökning
  • Ökad kontroll


Frånvarorapportering och tidrapportering

Tidigare var man tvungen att ringa arbetsgivaren från sängkanten om man var för sjuk för att gå till jobbet. Idag kan det göras enkelt med några klick i en app som meddelar chefen och anger rätt information för sjukfrånvaron i lönesystemet.

Vård av barn eller semesteransökningar registreras och hanteras på samma sätt och godkänns i appen ECIT Employee.

 

ECIT informasjonsikkerhetspolicy leders ansvar


Utlägg, kvitton, traktamenten och milersättningar i mobilen

Med digital hantering i ECITexpense minskar allt tidskrävande och administrativt arbete för alla på företaget. En lösning som hjälper alla medarbetare att göra rätt, förenklar din attestering samt håller koll på alla regler och bokför automatiskt. ECITexpense är en automatiserad och digital tjänst, integrerad med kort, elektroniska körjournaler och ekonomi- och lönesystem. För enkel och automatiserad hantering av utlägg, kvitton, traktamenten och milersättning direkt i din mobil. 


Automatisera med ett modernt affärssystem

Ett mobilt kontor med flexibilitet att arbeta från olika platser och på olika enheter har nästan blivit en självklarhet. Varför ska du då förvänta dig mindre av ditt företags affärssystem?

Affärssystemet du använder ska vara både lättillgängligt och effektivt att använda. En modern lösning kan anpassas efter dina behov, oavsett om du är produktionsansvarig, VD eller ekonomichef.

Automatiserade processer och överblick av hela din integrerade logistik- eller produktionsprocess i affärssystemet, ger dig en överblick av verksamheten i realtid. På så sätt kan du sänka onödiga kostnader snabbt, effektivisera verksamheten och på så sätt förbättra er lönsamhet.

Med ett modernt affärssystem i molnet, där månadskostnaden baseras på användande behövs inga systeminvesteringar och kostnaderna är förutsägbara. Dessutom får du ett affärssystem som kan växa med ditt företag och som du kan skala efter behov över tid.


Digital plattform för ökad och bättre kommunikation

Enkel kommunikation mellan medarbetare, avdelningar och hela företaget är viktigt, trots att ni inte sitter bredvid varandra. Med en egen kanal i Microsoft Teams underlättas all kommunikation både internt och externt, där all information enkelt kan samlas på ett och samma ställe i stället för utspritt på papper och pärmar.

 

2021 Fornebu - 11


Automatisera rutinuppgifter

Det finns många arbetsuppgifter som efter en tid blir till en rutin. En rutin som du i det dagliga inte tänker på, utan något som bara görs. För så har vi alltid gjort…

Bankfiler

Ett exempel är till exempel inläsning av bankfiler som är en rutin som kan automatiseras. Med automatisk inläsning av alla inbetalningar från kunder och dina leverantörsbetalningar, finns de färdiga i ditt system att validera och godkänna utan manuellt arbete.

Rapporter

Ett annat område är rapporter. Du har säkert vissa rapporter som du tar fram för egen del eller skickar till berörda personer varje månad (eller kanske varje vecka eller varje dag). Det är ett område som kan automatiseras, så att de önskade rapporterna skickas automatiskt från ditt affärssystem.

Kundfakturering

Kräver din kundfakturering mycket handpåläggning och tid? I moderna affärssystem finns möjlighet att automatisera din kundfakturering. Där affärssystemet hjälper dig att skapa och skicka allakundfakturor automatiskt i önskat format (PDF, e-faktura eller i värsta fall på papper). Din uppgift blir då begränsad till att kontrollera att faktureringen gick bra.


Hjälp att automatisera och ta bort tidstjuvar

Fick du några idéer på vad som kan automatiseras hos er? Kontakta oss på ECIT om du vill ha hjälp att automatisera och ta bort tidstjuvar på ditt företag. Det ligger i vårt DNA att hjälpa företag att förbättra och förnya sina processer inom redovisning, lön, affärssystem och IT.

Du hittar oss här >

Magnus Hedlund

Magnus Hedlund har 30 års erfarenhet av rådgivning till företag. Han drivs av att hjälpa kunder med rådgivning som leder till kloka beslut, i både stora som små frågor. Kontakta Magnus på +46 708 32 28 68 eller magnus.hedlund@ecitservices.se

Kontakta oss