5 sätt att enkelt automatisera och digitalisera inom ekonomi och lön

I detta blogginlägg tipsar vi om 5 enkla sätt att automatisera och digitalisera er ekonomifunktion och lönehantering.

Innan du sätter igång...

Ett vanligt misstag som ofta görs med digitala förändringsprojekt är att försöka göra allt på en gång. Det är en form av idealism som är både orealistisk och det blir alldeles för omfattande för många organisationer när det gäller tid och resurser. Lösningen ligger i att börja med det lilla, enkla där du digitaliserar delar av din ekonomi- eller lönefunktionen.

Därför är de områden vi beskriver här några enkla sätt, där du kan påbörja er digitala omvandling redan idag. För att fasa ut ineffektiv redovisning och lönehantering till förmån för ökad automatisering och digitala flöden.

1. Kvitton och utlägg

Hanterar du ständigt högar med kvitton och utlägg manuellt? Då är det dags att sätta stopp för tiden du lägger ner på att hantera dessa papper. Där letandet efter ett visst kvitto ibland blir ett större detektivjobb... Samt det är inte ovanligt att kvitton helt försvinner eller glöms bort.

Det finns digitala lösningar för att hantera alla kvitton och utlägg digitalt och mer automatiserat. Där du snabbt och enkelt tar en bild av kvittot med en app i din mobiltelefon som sedan laddar upp informationen i ett system.

Fördelarna med att digitalisera processen för hantering av fysiska kvitton är att du först och främst minimerar antalet fel som kan uppstå med manuell hantering. Dessutom är hanteringen enkel för alla användare. Ta en bild på kvittot med mobilen som sedan analyseras automatiskt och spar informationen.

En automatisering av dessa manuella arbetsflöden spar också ekonomichefen otaliga manuella steg, eftersom poster och information automatiskt förs över till andra system utan manuellt arbete.

Dessutom slipper du jaga de anställda som behöver lämna in saknade kvitton.

Baserat på ovanstående bör du investera i en lösning som ECITexpense för digital och automatiserad hantering av alla utlägg, kvitton, milersättning och traktamenten.

Läs om systemlösningar för enkel lön och personalhantering här 

2. Leverantörsfakturor och kundfakturor

Har du funderat på hur mycket tid du och dina medarbetare faktiskt lägger ner på manuell hantering av alla leverantörs- och kundfakturor?

För det är många företag som idag lägger mycket (onödig) tid på att hantera fakturor manuellt. Vilket kostar både dyrbar tid och resurser.

Ja, det är ingen överraskning att lösningen ligger i att använda system för digital fakturahantering.

För leverantörsfakturor kan du med fördel använda system där leverantörsfakturor skickas till en e-postadress och sedan automatiskt hanteras, attesteras och arkiveras digitalt redo att bokföras.

Kundfakturor är på samma sätt ett område där du kan uppnå en betydande tidsbesparing. Dels genom att ha en systemleverantör som ser till att dina kundfakturor innehåller rätt information och genom att skicka kundfakturor digitalt.

På så sätt förenklar du processen, inte bara för dig och ditt företag utan även för dina kunder. Du kommer förmodligen också att få snabbare betalning, vilket stärker din likviditet och kassaflöde och vem vill inte det?

Veta mer om digital hantering av fakturor – kontakta oss här

3. Löneadministration

De tunga, manuella processer som ofta kännetecknar arbetet med ett företags lönehanteringen kan enkelt optimeras genom att använda rätt lönesystem. Eller att helt enkelt outsourca all lönehantering till en professionell samarbetspartner. 

Rätt lönesystem kan först och främst automatisera ett brett spektrum av processer, inklusive automatisk bokföring av lönekörningar.

Förutom automatisk bokföring kan moderna lönesystem skicka löneunderlag för attest och godkännande innan lönekörning. Dessutom kan du se dina handlingar i realtid, vilket ger dig en bättre inblick i de korrigeringar som görs löpande.

Om du använder något system för planering och schemaläggning, till exempel Planday finns det ytterligare fördelar med ett modernt lönesystem. Då kan nämligen lönesystemet integreras med planeringssystemet så att arbetad tid och kollektivavtal blir till lönetyper.

På så sätt automatiseras utbytet av information mellan de olika systemen och minskar behovet av manuella processer. Ett lönesystem som stöder ovanstående funktioner är vårt lönesystem Intect. Med Intect får du ett intuitivt och innovativt lönesystem som gör lönehanteringen enkel och tillgänglig för alla.

Ett annat alternativ är att helt enkelt låta en professionell partner som ECIT ta hand om hela er lönehantering. Där våra Auktoriserade Lönekonsulter levererar en lönefunktion baserad på lång erfarenhet och djup kompetens. Erfarenhet från olika branscher med unika regelverk och kollektivavtal. Allt kryddat med lönesystem och mobila applikationer för bästa löne- och personalhantering i ditt företag.

Läs mer om outsourcing lön här

Tidrapportering

Det finns fortfarande många konsultföretag som hanterar sin tidrapportering i Excel eller annan fristående applikation.

Men om ditt företag lever av att sälja timmar eller du behöver hantera dina anställdas tid, är tidrapportering ett område där du har mycket att vinna!

För många företag är Excel säkert och igenkännbart, vilket förmodligen är den främsta anledningen till att företag tar till denna lösning. Men för konsulter är användningen av Excel för tidrapportering en olämplig lösning, särskilt om den sker ”på språng”. Dessutom finns en överhängande risk för fel, vilket leder till lägre faktureringsgrad.

Med ett modernt affärssystem där tidrapportering sker i ett enkelt webbgränssnitt på PC, Mac eller smartphone är det enkelt för alla konsulter att rapportera sin tid på olika uppdrag och projekt.

Dessutom får du möjlighet att i realtid se beläggningsgrad och hur olika kundprojekt utvecklas. Rapporter för projektuppföljning kan automatiseras så att vid en viss tid/dag får projektgruppen ett mail med information om hur ett visst projekt utvecklas med nedlagd tid, fakturerbar tid och återstående tid.

Rapporteringsverktyg – följ upp viktiga nyckeltal

Det här blogginlägget har hittills handlat om hur du kan automatisera olika processer som idag (för ofta) hanteras manuellt av många företag.

Naturligtvis måste du använda all den information du har i dina system för att följa upp hur ditt företag faktiskt mår!

Med rätt BI-verktyg för visualisering och presentation av rapporter och nyckeltal kan du ta ditt företag till nästa nivå. Uppgifter om intäkter, nettoresultat utöver drift- och lönekostnader har stort värde som företagets strategiska beslutsunderlag.

Med ett BI -verktyg kan information från ditt affärssystem och andra system integreras i en och samma plattform, vilket ger dig både en total överblick samt detaljerade insikter om ditt företags finansiella nyckeltal, aktiviteter, KPI: er och mer.

Med andra ord skapar du optimala förutsättningar för att kunna fatta rätt beslut vid rätt tidpunkt.

Ska vi hjälpa till?

Tvivlar du på var du ska starta er automatisering och digitalisering?
Kontakta mig för ett kort möte så hjälps vi åt att hitta de processer du redan idag kan automatisera, utan att göra allt på en gång. Istället hittar vi det lilla, enkla där du kan automatisera delar av din ekonomi- eller lönefunktionen och få positiva effekter på en gång. Du kontakta mig enklast på e-post helena.lustig@ecitservices.se eller telefon telefon +46 706 41 71 60.