Gå till ecit.se
Gå till första sidan blogg

5 anledningar att hantera kvitton, utlägg och reseräkningar digitalt

Jul 10, 2020 11:51:13 AM

Din reseräkning behöver inte vara på papper, manuell och ta lång tid varje månad. Här fem skäl att byta till en digital hantering med ECITexpense.

1. Inget letande efter kvitton

ECITexpense är tillgängligt med ett knapptryck i mobilen, vilket innebär att du rapporterar kvittot direkt vid köpet. Oavsett om det är ett papperskvitto, ett mailkvitto eller ett digitalt kvitto.

De anställda behöver inte lägga ner tid på att leta efter kvitton i slutet av månaden och ni slipper att försöka tyda handskrivna lappar och urblekta kvitton.

Med integration till företagskortet glöms dessutom inga kvitton av att rapporteras, eftersom tjänsten automatiskt påminner om när underlag saknas.


2. Inget glöms bort med digital hantering

Med digital hantering i ECITexpense av utlägg, traktamenten, körjournaler och företagskort i mobil eller dator, blir det mycket enklare för alla på företaget. Allt finns samlat på ett ställe för alla. Med möjlighet att rapportera och attestera oavsett tid och plats.

Kvitton behöver inte samlas hög med digital hantering, eftersom alla enkelt kan rapportera direkt vid köpet, oavsett typ av kvitto.

ECITexpense läser av informationen från kvittot och den anställde behöver därmed bara kika igenom att informationen stämmer, innan utlägget skickas in.

När rapporten skickas in får attestanten automatiska notiser och påminnelser, vilket gör att inga rapporter glöms bort.


3. Rätt från början med digital utläggshantering

Användarna behöver inga förkunskaper utan får hjälp av ECITexpense att göra rätt. Tjänsten identifierar automatiskt:

  • moms
  • utläggskategori
  • belopp
  • valuta

Allt i underlaget kommer in komplett och färdigkonterat till ert företags ekonomiavdelning, vilket innebär mindre manuell kontroll. Ni spar tid och får en säkrare hantering. 

ECITexpense uppdateras kontinuerligt med gällande regler kring traktamenten och milersättningar. Vilket gör att allt blir rätt från början och er handpåläggningen blir minimal.

ECITexpense, en digital tjänst som i princip gör jobbet åt dig, både som anställd, attestant och för företagets ekonomiavdelning.


4. Digital kontroll och spårbarhet

Med ECITexpense finns alla medarbetares reseräkningar samlade på ett och samma ställe. Ni får bättre kontroll, ökad spårbarhet och minskar därmed felaktigheter och fusk.

Det blir dessutom ingen dubbelregistrering av kvitton i ECITexpense, då appen säger ifrån om du försöker rapportera samma kvitto flera gånger. Företagets policy för ersättning och resor efterlevs utan att allt behövs granskas manuellt.


5. Lägre kostnader och sparad tid

En digital tjänst som ECITexpense för expense management innebär att hela er process kring kvitton, utlägg och reseräkningar går snabbare. Bara genom att rapportera allt direkt i mobilen sparar den anställde upp till 85% av hanteringstiden.

Att hantera köp med företagskort är tidskrävande med en manuell lösning. I ECITexpense med integration med olika banker, importeras köpen direkt. Där den anställde enkelt kopplar olika transaktioner till rätt kvitto.

Med en manuell process spenderar de anställda så mycket som en timme per månad på sina kvitton och utlägg.

En automatiserad och digital process med ECITexpense går betydligt snabbare. Tidsvinsten och kostnadsbesparingen för företag blir stor. Du ser skillnaden mellan en manuell respektive digital hantering i nedanstående infograf.

Automatisera-Expense-Management-med-ECITexpense

 

Frågor om ECITexpense och digital hantering

Kontakta Maria Nordstrand, avdelningsansvarig lön & HR, ECIT på telefon 08 – 400 212 40 eller e-post till maria.nordstrand@ecitservices.se.

Teman:

Maria Nordstrand

Maria Nordstrand har lång erfarenhet som chef inom området lön & HR som gruppchef, avdelningschef och affärslinjechef, både inom drift och affärsutveckling. Maria har ansvarat för att sätta upp SOX och ISAE 3402 samt är styrelseledamot på Srf konsulterna.

Kontakta oss