Tips til gode videomøter i Teams

Ofte er det mest hensiktsmessig å ha videomøter. Med disse tipsene kan du optimalisere Teamsmøtene dine til å bli enda mer effektive enn fysiske møter!

Hvorfor Teams som møteplass?

I Teams kan du gjennomføre personlige møter med både interne og eksterne deltakere, eller ha fellesmøter med inntil 250 deltakere. Med enkle tastetrykk kan du invitere deltakere direkte, eller kalle inn en fast gruppe.

I løsningen kan du chatte, dele skjerm og ta opptak av møtet. Gjerne samtidig som du jobber i Teams, i appene du kjenner godt fra før: Word, Excel, PowerPoint og Planner. 

LES MER: Samhandlingsløsninger fra ECIT

Tips til et godt Teamsmøte

Før møtet

• Forbered deg før møtet ved å gjøre deg kjent med de funksjonene som tilbys i løsningen, i tilfelle du trenger dem underveis.
• Rydd opp i åpne dokumenter og vinduer dersom du skal dele skjerm med de andre møtedeltakerne, slik at du unngår unødvendige avbrytelser i møtet.
• Skru gjerne av varsler som eventuelt vil dukke opp på skjermen du deler, og lukk program som kan forstyrre deg, som mail.

• Sitt så skjermet som mulig med en rolig bakgrunn. Du kan også bruke bakgrunnseffekter for å skjule det som er bak deg. Teams har funksjoner for både uskarp bakgrunn og bakgrunnsbilde.

• Unngå sterkt bakgrunnslys som et vindu uten skjerming.

• Sørg for at du sitter på et sted med god internettforbindelse. 

Når møtet starter

• Møt i god tid og vær til stede når møtedeltakerne dukker opp.

• Si «hei» og småprat slik du naturlig ville gjort dersom dere møttes fysisk. På den måten er du med å bygge opp møtet og skape en god ramme rundt det hele.

• Slå på kameraet. Selv om du kanskje ikke er så komfortabel med å ha på kameraet i starten, er det likevel viktig når du er med på et videomøte. Det at deltakerne ser hverandre gjør at møtene oppleves mer inkluderende og forpliktende. Still kameraet inn slik at det er på høyde med øynene dine og ikke filmer nedenfra og opp. Hvis kameraet er fastmontert i skjermen på laptopen, styrer du dette ved å endre vinkelen på skjermen.
• Se inn i kameraet når du snakker istedenfor i pc-skjermen, eller se på den skjermen der kameraet er.

Underveis i møtet

• Vær bevisst på hvordan du kommuniserer. Snakk rolig og tydelig slik at det er enkelt å forstå hva du sier.
• Bruk gjerne navn på de andre møtedeltakerne slik at de føler seg sett og inkludert.
• Vis at du følger med, og vær interessert når de andre snakker, slik du ville gjort om dere satt sammen i et fysisk rom. Det er fort gjort å glemme at de andre kan se deg når du sitter alene på hjemmekontoret.
• Gjør det til en regel at du muter lyden når du selv ikke snakker, selv i diskusjoner. Bakgrunnslyder som musikk, skriving på tastatur, og ark som det blas i kan virke forstyrrende. Microsoft har en funksjon for støydemping av bakgrunnslyder. Sjekk om denne innstillingen er tilgjengelig i din Teams.
• Dersom dere er mange med i møtet, kan det være vanskelig å komme til ordet uten å avbryte andre. Det vil snart komme en funksjon i Teams for å "rekke opp hånda" for å signalisere til deltakerne at du ønsker ordet. Frem til denne kommer, kan dere avtale å bruke chatten til å signalisere dette.

Avslutt møtet på en god måte

• Avslutt gjerne med en oppsummering av hva som har blitt avtalt. La deltakerne bekrefte at de har notert ned oppgavene de har fått delegert til seg. 
• Send gjerne en oppsummering av hva som ble avtalt i møtechatten i etterkant av møtet.
• Dersom dere skal møtes igjen for å diskutere saken videre, send invitasjonen med en gang, slik at dere får holdt av tiden i kalenderen.
• Takk for møtet - dere har satt av tiden deres til hverandre, og det er hyggelig at det settes pris på.