Regnskapsrevolusjonen

Selv om modellen for moderne regnskapsføring stammer fra en italiensk fransiskanermunk på 1400-tallet, er det duket for store forandringer i regnskapsbransjen i årene som kommer.

Hva er et regnskap?

- Hva et regnskap er?

Med det unnslipper partner i ECIT og styreleder i Regnskap Norge Peer Veiby et aldri så lite sukk. Så smiler han tålmodig. Han er blitt bedt om å forklare hva et regnskap er, så enkelt som mulig. For hvorfor fører vi egentlig regnskap? Hva er poenget med alle fristene, med alle kravene, med den nitide posteringen av kredit og debet?

- Regnskapet er rett og slett en oversikt over hvordan bedriften går. Over hvilke inntekter og kostnader man har – og hva som er resultatet. Det er en oversikt over hva du eier, hva du skylder – og hvilken egenkapital du sitter igjen med. Det er egenkapitalen som sier noe om hva virksomheten er verdt.

- Så et regnskap gir et øyeblikksbilde av hvordan det går med firmaet?

- Ja, et oppdatert regnskap kan gjøre det. Det sier – med tall – om bedriften din tjener penger eller ikke. Og det sier noe om verdien av virksomheten din. Det gir eierne økonomisk styring.

- Alternativet ville vært det rene kaos?

- Ja, da ville du ikke visst hvordan det faktisk går.

LES MER: EASY - regnskap gjort enkelt

Regnskapets historie: Status quo i 500 år!

Noen av de aller første nedtegnelsene arkeologer har klart å finne i det hele tatt, er faktisk nedtegnelser av skatteoversikter fra så langt tilbake som 3300 år før vår tidsregning. De er funnet på leirtavler i det gamle Mesopotamia, våre dagers Midtøsten. Her hadde våre forfedre møysommelig skrapet inn i stein hva de tjente og hva de skyldte, og det er egentlig ikke så rart at de begynte med det. 

- Når man ikke gjør opp noe kontant, altså her og nå, har det alltid vært et behov for å skaffe seg en oversikt over fordringer og gjeld. Hvis jeg gir deg en hest og du ikke kan gjøre opp, er det viktig at jeg ikke glemmer oppgjøret for den hesten. Eller hvis du kommer tilbake med én høne eller tre som betaling, så er det på samme måte viktig at jeg vet hva hønene er ment som betaling for. For 500 år siden oppsto den moderne måten å føre regnskap på. Det skjedde i forbindelse med banknæringen – fordi de trengte å ha en oversikt over lånene de hadde gitt ut.

Fransiskanermunken Luca Pacioli (1445-1517) ga i 1494 ut boka Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita – og sikret seg dermed statusen som bokføringens far. I tillegg til å være munk, var Pacioli lidenskapelig opptatt av matematikk. Han var den første som gjorde ideen bak dobbelt bokholderi – kjent som det venetianske systemet for bokføring – tilgjengelig for andre enn bankierne. Han hadde jobbet med storverket i mange tiår – og utgivelsen førte ham senere til Milano hvor han arbeidet med ingen ringere enn Leonardo da Vinci.

- Det er ikke mange bransjer som har prinsipper som er like urørte som regnskapsbransjen?

- Jeg pleier å si at det finnes tre bransjer som opererer på samme måte som de alltid har gjort. Det er perlefiskere, urmakere – og regnskapsførere. I disse tre bransjene har det vært like lite utvikling på så mange år, sier Peer Veiby.

- Det venetianske systemet var en revolusjon den gangen det ble tatt i bruk. Og det er det samme som er målet vårt den dag i dag: Å gjøre bokføring enkelt. Det er det vi driver med hver dag.

Dobbelt bokholderi: Det gylne prinsippet om kredit og debet

- Hvis jeg selger deg noe, har jeg to ting, sier Peer Veiby. - For det første har jeg en inntekt, men jeg har også en fordring, en eiendel. Hvis jeg kjøper noe, har jeg en kostnad, men jeg har også en gjeld. Med gjeld menes det her en reduksjon av eiendeler. Tanken er med andre ord at alle transaksjoner har (minst) to sider ved seg. Én transaksjon føres derfor til to konti, med like store beløp til kredit (som kommer fra det latinske ‘credere’ som betyr å ha tillit til) og debet (fra det latinske ‘debere’ som betyr å skylde).

Den latinske oversettelsen gjør det egentlig enda mer forvirrende å forstå debet og kredit. Fordi for selskapene er debet lik eiendel og kredit er lik gjeld. Banken har for eksempel kreditorer; de har krav på en ytelse fra sine lånekunder. Det vil si at banken altså har «tillit til» at lånekundene deres betaler tilbake det de skylder. Når banken sier kreditorer, mener de lånekunder. Det vil si kunder som har en kreditpost i sitt regnskap (gjeld), mens banken fører utlånet til debet i sitt regnskap (som eiendel).

Fordelen ved dobbelt bokholderi? Jo, at regnskapet kan avstemmes ved å summere debet og kredit hver for seg – så man enkelt har kontroll på at regnskapet er riktig. 

- Det er mange som synes det er merkelig at inntekt skal føres som minus, når det samtidig skal føres som pluss i eiendeler. På samme måte skal en kostnad føres som pluss, men minus som gjeld i balansen.

Balansen er eiendelene du har – debet – og gjelden du har – det vil si kredit. Resultatet er forskjellen mellom kostnadene du har og inntektene. Det er det som sier noe om hva slags inntjening du har.

Peer Veiby løfter hodet for å se om det er seget inn. Han smiler. Poenget hans er at det finnes to oppstillinger. Den ene er resultatet. Her stilles inntekter og kostnader opp, og differansen er resultatet. Den andre oppstillingen handler om balansen. Her er det eiendeler og gjeld som står mot hverandre. Differansen er egenkapitalen din.

- Si jeg kjøper en høne for 80 kroner. Da skal jeg føre den opp som en kostnad i resultatet, og som gjeld i balansen. Så selger jeg høna videre for 100 kroner. Da skal de 100 kronene føres som inntekt i resultatet, og som eiendel i balansen. Resultatet er 20 kroner. Og balansen er også 20 kroner. Det vil si at jeg har tjent 20 kroner, ikke sant. 

- Takk for tålmodigheten!

- Jo. Hehe. Men det er en god øvelse for meg også, å forklare hvordan det dobbelte bokholderiet fungerer. Nå er det ikke så mange som fører regnskap for sin privatøkonomi, men det er faktisk en god øvelse. Og det gjør det kanskje enda enklere å forstå.

Hvis du kjøper et hus, har du gjerne både en eiendel og gjeld. For å finne ut hvor mye du har, må du ta verdien – altså huset – minus gjelden, og da sitter du igjen med egenkapitalen din, altså hva du netto eier. Jeg husker jeg satte opp regnskap for min egen privatøkonomi den gangen jeg skulle lære dette. Det kan absolutt være et godt tips for andre også. Hvordan ser regnestykket ut hvis renta går opp ett prosentpoeng?

LES MER: Regnskapstjenester fra ECIT

Økonomisk kontroll på alle plan

Allerede da bankene på Piazza Grande i Paciolis hjemby Sansepolcro brukte det venetianske bokføringssystemet var det på mange måter oversikt det handlet om. En oversikt over verdier, over utestående – og en pekepinn på hvordan det kunne gå i fremtiden. På den måten minner det nesten litt om en forsikring.

- Jo, du kan godt kalle det en slags forsikring. Men et regnskap er mer en måte å skaffe seg økonomisk styring. Det gir deg rett og slett kontroll. Vi ser det særlig i voksende bedrifter. Når man starter selv, har man gjerne kontroll på alt i starten. Men så begynner bedriften å vokse, det kommer flere kunder, ansettelser og transaksjonene øker i omfang og antall. Da begynner gjerne behovet for økonomisk styring å vokse også.

Men én ting er den enkelte bedriftseiers kontroll. Men det er et langt større og omseggripende formål bak regnskapsføring i det hele tatt.

- Regnskapsføring er en rapportering til offentlige myndigheter som de skal bruke for å ha styr på betalingen av skatter og avgifter. Om vi skjærer helt inn til beinet er det dette vi autoriserte regnskapsførere er satt til. Å sikre offentlig rapportering for riktig betaling av skatter og avgifter.

- For å være djevelens advokat her: Hvorfor er det viktig?

- La meg svare deg med et annet spørsmål. Ønsker du å ha skoler og helsevesen? Vi har et samfunn som er finansiert med skatter og avgifter. Vårt skattesystem baserer seg ikke på frivillighet, altså at det er opp til hver enkelt å betale det han eller hun har lyst til. Vi har et rettferdig, progressivt skatte- og avgiftssystem. Det er opp til politikerne å bestemme hva som er en rettferdig skattepolitikk. Vi regnskapsførere etterlever det politikerne har bestemt. Det å føre regnskap handler med andre ord om å sørge for en oversikt på det mest grunnleggende nivået vi har, nemlig hva vi skal yte for å få samfunnshjulene til å gå rundt. Det er her begreper som merverdiavgift og sosiale avgifter (som for eksempel arbeidsgiveravgift) kommer inn i bildet. Alle disse tilsynelatende utfordrende begrepene som Peer Veiby egentlig mener er ganske ufarlige. 

- Kan du for eksempel forklare merverdiavgiften?

- Innkreving av merverdiavgift skjer i det enkelte omsetningsledd ved at man betaler merverdiavgift av det man selger. Samtidig får man trukket fra merverdiavgift på det man kjøper. Differansen betales av virksomheten til skattemyndighetene. Myndighetene har bestemt at merverdiavgiften er 25 %.

- Ja, men hvorfor har vi den?

- At vi har merverdiavgift i Norge skyldes at myndighetene har tatt den i bruk som et politisk verktøy for å styre ønsket atferd. Merverdiavgiften på mat, for eksempel, er på 15 %. Det har vært diskutert om den skal senkes ytterligere på frukt og grønt.

- Er det for å styre folk til å spise sunnere, da?

- Ja, det er et politisk virkemiddel for å påvirke folks valg. Det gjelder det samme i skatteregelverket, ved at vi her i landet har en progressiv skatt. Og det er virksomhetens ansvar å betale det den skal. Her er man rett og slett avhengig av et riktig regnskap!

LES MER: Hva skjer om du jobber svart? 

Regnskapsåret: Et regnskap skal være riktig – og levert til tiden

Om man ikke holder tunga rett i munnen når man som bedriftseier skal føre og levere inn regnskap, kan det få konsekvenser. Men det kan godt la seg gjøre å føre regnskapet sitt selv.

- Jada, i Norge er det lov å gjøre regnskapet sitt selv. Du skal bare sørge for at det er riktig og rettidig. Her er det mange som trenger hjelp, for det er jo et eget fag å føre regnskap. 

- Det begynner å bli tydelig, ja! Hva skjer om man gjør feil?

- Da kan det fort bli kostbart. Skattemyndigheten gjennomfører løpende kontroller av betaling av skatter og avgifter. Når de finner feil, ilegges det stort sett alltid tilleggsskatt. Myndighetene er også opptatt av rettidig rapportering. Leverer man ikke rapporter i rett tid blir man ilagt tvangsmulkt, altså dagbøter. Det er altså to viktige ting her: Det ene er at et regnskap skal være riktig. Samtidig skal det også være rettidig.

Det skal ikke mye til å se for seg bakeren, IT-lederen eller bilmekanikeren som panisk sitter og fører regnskap like før fristen utløper. 

- La oss ta bakeren som eksempel. Hvor lang tid vil det ta henne å føre regnskapet sitt selv?

- I timer? Skal vi sjå. Og da snakker vi … Altså. Kjøre lønninger for de ansatte, fakturere kunder, betale regninger, føre regnskapet slik at man har rapportert i henhold til fristende. Jeg vil tippe i gjennomsnitt fem-ti timer hver uke.

- Og dette er en baker som allerede kan litt om regnskapsføring?

- Ja.

Om man kaster et blikk på regnskapsårets mange frister ser man ganske kjapt at det ser mer avansert ut enn en vanlig årskalender. Fristene for innrapportering kommer som perler på en snor – og det er lett å forestille seg at de for noen kan komme vel plutselig.

- Det er mange frister i løpet av et år, det er det, sier Peer Veiby. – Jeg har full forståelse for at regnskapsåret kan virke komplisert. 

- Men det synes ikke du at det er?

- Nei. Det er de samme fristene som har vært der veldig lenge. Vi er en friststyrt bransje, og fristene kommer løpende hele tiden. På et regnskapskontor med mange kunder er dette systematisert. Det er rett og slett en del av hverdagen vår. En interessert kunde – som kanskje har tatt et kurs eller to selv og som har tro på å få det til – kan gjøre store deler av regnskapsjobben selv. Noen trenger hjelp til litt, andre trenger hjelp til alt. Poenget er at kunden kan gjøre det han eller hun er god på, og så kan regnskapsføreren gjøre resten.

LES MER: Sett bort regnskapsarbeidet til regnskapsførere i ECIT

Regnskap og roboter: Revolusjonen er her!

På bankplassen i Sansepolcro i Toscana er bankierne for lengst byttet ut med minibanker. Automatiseringen spiser seg stadig inn på nye områder. Og regnskapsbransjen er intet unntak. Nå foregår det meste av regnskapsføring i skybaserte systemer – hvor både kundene og regnskapsførerne har tilgang.

- Ja, det er en revolusjon som skjer nå, konstaterer Peer Veiby. Som styreleder for Regnskap Norge – som organiserer regnskapsførerne til de 400 000 bedriftene vi har her til lands – skulle man tro han var ørlite nervøs for digitaliseringen og robotene. 

- Det er et godt spørsmål, som vi også stiller oss. Blir vi automatisert bort? Vi mener vi vil ha en viktig funksjon, både i samfunnsrollen, men også som en hjelp til bedriftene. Men det er klart: Mye av det vi regnskapsførere gjør i dag, blir borte. Den teknologiske revolusjonen går veldig fort. Vi må omstille oss tilsvarende fort. Det vi ser, er at IT-kompetansen allerede er blitt en veldig viktig del av regnskapskompetansen. Og at dette kommer til å bli enda tydeligere i fremtiden. Når det gjelder robotene, har vi ikke merket noe til dem ennå. De er fortsatt et spenningsmoment! Regnskapsbransjen har hatt vekst de siste ti årene, selv med digitaliseringen. Jeg tror ikke vi blir borte, men vi får nye måter å jobbe på.

Om man skal peke på hvor datarevolusjonen har truffet sterkest i regnskapsbransjen, er det helt grunnleggende på hvordan regnskapsføring blir håndtert. De teknologiske nyvinningene har gjort at arbeidsdelingen mellom kundene og regnskapsførerne er revolusjonert.

- I gamle dager … Ja, det er jo bare for noen ganske få år siden! Da leverte man gjerne bilagene sine personlig til regnskapsføreren hver andre måned. Han eller hun førte så regnskapet og fortalte kunden hva den skulle betale i skatter og avgifter. De hadde altså hvert sitt system eller program. Nå er det slik at flere systemer er integrerte. Regnskap, fakturering, lønnsutbetaling og så videre finnes nå gjerne i ett og samme skybaserte system. Dette sørger for en deling av kompetanse. Og det øker kapasiteten – både for kundene og for oss.

- Det høres enklere ut?

- Det er enklere! Og dét er bra for alle parter. Vi ser det også på kontakten vår med kundene, at vi kan ha en mye mer aktiv støtterolle, at vi kan fungere bedre som rådgivere. Jeg pleier å si at en regnskapsfører nå i tillegg til selve regnskapsføringen også er i ferd med å bli bedriftens egen økonomisjef. 

- Hvordan da mener du? 

- Vi ser at det er blitt et større behov for rapportering og analyser som går utover rapporteringen til myndighetene. Å legge budsjetter, for eksempel. Det trenger kunden kanskje hjelp til. Hvis du tenker deg regnskapssjefen som en som sørger for tallene, så tar økonomisjefen over og bruker tallene til noe vettugt. For den enkelte kunde. Noen kunder skjønner alt selv, som sagt. Mens andre må ha det annerledes. For til tross for digitaliseringen, skal inntekter fortsatt føres i minus ett sted i regnskapet!

- Men kan det ikke bli upersonlig når alt foregår i skyen?

- Det er et interessant spørsmål. Én utfordring med skyen er kontakten mellom kunde og regnskapsfører. Vi vet at kundene våre ønsker den kontakten. Det vil si at her har regnskapsføreren en viktig jobb å gjøre. Det handler om å arrangere et møte, komme på besøk, eller ta en telefon. Det er viktig at regnskapsføreren tar kontakt. Og helst ikke på mail, for dem er det mange nok av! Det er vi som er den nærmeste støttespilleren til kunden når det gjelder økonomistyring. Og her er vi tilbake til det vi snakket om med kunden som kanskje heller vil bruke tiden sin på noe annet. 

- Det lyder egentlig ganske betryggende?

- Ja. Det er fleksibelt for kunden. La oss ta bakeren som eksempel. Nå kan han bruke mer tid på å bake, i stedet for å sitte med papirarbeidet. Men vi ser også kunder som faktisk liker de nye systemene veldig godt. Og som er gode på det. Det er vel en iboende interesse hos noen av oss. Orden og struktur og rutiner. Om dem tenker jeg ofte at de like gjerne kunne vært regnskapsførere!

- Det er lett å tenke at hele prinsippet om å føre regnskap baserer seg på tillit?

- Ja, tillit er helt avgjørende. Det vi ser hos kundene våre er at etter en god helse og slike nære ting, er det å ha styr på økonomien veldig høyt oppe på listen. Kunden må ha tillit til regnskapsføreren sin. Det er mye konfidensiell informasjon som utveksles. Tilliten handler også om å sørge for at det lovpliktige er i orden. Vi regnskapsførere tar deg godt imot, vi, altså. Også selv om du er litt sent ute. Da kan vi fortelle deg om konsekvensene av det, og hjelpe deg så godt vi kan. På den måten kan vi lære bort noen rutiner i etterkant, så du skal slippe å havne i siste liten senere. Vi kaller det gjerne å oppdra kundene. 

- I de fleste bransjer har kunden alltid rett. Men der er regnskapsbransjen vel nesten et unntak?

- Hehe. Utgangspunktet vårt er at kunden har rett. Samtidig forholder vi oss til lover og regler. Og det hender vi må si fra. Vi forholder oss til god regnskapsskikk. Det er stort sett ganske likt som god skikk og bruk. 

- Man kunne også si at regnskapsføring handler om å kunne sove godt om natten?

- Ja, det gir definitivt en trygghet. Å vite at du er ajour med hva du skal betale i skatter og avgifter. Man får også bedre søvn av å vite hvordan bedriften går. Når dét er på plass, sammen med god helse, sover du gjerne godt. Alt dette kan vi hjelpe til med. Ja, bortsett fra det med helsa.

Vi sier noen ganger at vi regnskapsførere noen ganger også er litt psykologer. I et godt kundeforhold omfatter regnskapsarbeidet mer enn tall og frister. Vi bør også stille spørsmålet: Hvordan har du det?