Har du plikt til å føre personallister?

En liste over alle som jobber i virksomheten skal være tilgjengelig for kontroll i åpningstiden. Men gjelder dette alle virksomheter?

Hvilke bransjer må føre personallister?

• Serveringssteder
• Frisører og Skjønnhetspleie
• Bilverksted og bilpleierbransjen

Hvem og hva skal inn på listen?

En personalliste skal inneholde liste over alle som jobber i virksomheten, inkludert ulønnet og innleid personale. I tillegg skal den vise når de startet og avsluttet arbeidsdagen.

Når foretaket har ansatte skal både innehaver og ansatte føres opp på listen hver dag. Dette gjelder også daglig leder og eller eier. Den ansatte må føre personalliste for alle dagene virksomheten er åpen.

Har man ekstrahjelp noen dager i uken må man da likevel føre personallister de dagene man er alene.

Hvilke unntak gjelder? 

• Ektefelle eller barn under 16 år
• Frivillige og ulønnet arbeid
• Kun deler av virksomheten er i en bransje med krav om å føre liste
• Arbeidsuker, operasjoner dagsverk o.l.
• Oppdragstakere som er næringsdrivende

Det er mulig å føre elektroniske personallister

Det er mulig å føre personallister elektronisk via via timebestilling- og tidsregistreringssystemer. Dette forutsetter at de oppfyller kravene til personalliste, og at du kan ta utskrift på arbeidsplassen ved kontroll.

Det er viktig å påpeke at regneark og tekstbehandlingsprogrammer ikke kan brukes hvis det er mulig å rette eller endre opplysninger direkte.

Skal du føre personalliste manuelt?

Skatteetaten sender ut gratis bøker til alle som bestiller. Bøkene er innbundet med forhåndsnummererte sider, og har plass til å skrive navn, fødselsnummer og tid (inn/ut). Bestill gratis bok fra Skatteetaten til å føre personalliste her

Er dere redde for at fødselsnummer og D-numre skal komme på avveie, kan man erstatte dette med unike koder. Kodene kan bestemmes av virksomheten selv. Går man for dette alternativet er det viktig med en oversikt over benyttede koder med tilhørende fødselsnummer eller D-nummer. Kodeoversikten anses som en del av personallisten og må kunne vises frem ved kontroll.

Det skal føres en bok per virksomhet, ikke per avdeling og ikke per person.

Hva skjer hvis man ikke fører personalliste?

Dersom skatteetaten avdekker at det ikke er ført lister, eller listene har mangler eller feil, vil du måtte betale et gebyr. Gebyret for mangler med personallisten er 10 rettsgebyr for første overtredelse, og 20 rettsgebyr ved gjentakelse innen 12 måneder. I tillegg kommer 2 rettsgebyr for hver person som mangler i listen ved kontroll. Les mer om når du må betale gebyrer her.

Gebyret må betales av deg som driver bedriften (arbeidsgiver), ikke arbeidstaker.

Hvorfor må du føre personalliste? 

En del bransjer har opplevd tilfeller av svart arbeid, og det har derfor blitt viktig å ha tiltak for å bekjempe dette. Med personallister, kan skatteetaten følge opp med kontroller, i samarbeid med NAV og Arbeidstilsynet. Slik vil de kunne følge opp og avdekke useriøse aktører.

Hva kan ECIT hjelpe deg med? 

Veiledning rundt oppfølging av ansatte, rutiner for personallister og rapportering. I tillegg, økonomisk rådgivning, forretningssystemer og juridiske spørsmål. Send inn skjemaet under, så kontakter vi deg snart for å snakke om ditt selskaps behov.