Gå til ecit.no
Gå til forside blogg

3 ting du må se etter når du velger leverandør av påmeldingssystem

nov 17, 2021

For å finne det rette systemet er det naturligvis viktig å få kartlagt hvilke funksjoner løsningen har og hvilke dere trenger.  Men vel så viktig er det at dere velger en seriøs, markedsledende leverandør. Bare slik kan dere være trygg på at dere får maksimalt utbytte av investeringen i et påmeldingssystem, i dag og i årene fremover.

Vi har laget en liste med tre av de viktigste tingene dere bør se etter i en aktuell leverandør når dere har besluttet å investere i et profesjonelt påmeldingssystem.

1. Leverandøren utvikler og tilpasser systemet i takt med markedsbehov og betingelser. 

Arrangementsmarkedet forandrer og utvikler seg hele tiden. Et påmeldingssystem som skal dekke behovene dine og gi god brukeropplevelse også fem–ti år frem i tid, må utvikles kontinuerlig.

Før dere bestemmer dere for et system, bør dere derfor undersøke om leverandøren jobber kontinuerlig med å videreutvikle og oppgradere systemet, i takt med utviklingen generelt og ønsker fra markedet. Leverandøren må også være godt orientert om de endringer og krav som kommer fra markedet fremover.

Markedet kan dessuten bli snudd opp ned over natten av omstendigheter som ingen rår over. Koronakrisen var et godt eksempel på det. Vil leverandøren være i stand til å tilpasse verktøyet og tjenestetilbudet hvis betingelsene for gjennomføring av arrangementer blir så drastisk endret som det vi har opplevd under pandemien? Ingen vet hva neste “stormkast” blir, eller når det kommer. 

Pass på å finne en fremtidsrettet og tilpasningsdyktig leverandør som dere kan vokse sammen med, så trenger dere ikke bytte system når virksomheten og behovene endres og utvikles

 

 

2. Leverandøren sørger for å ivareta personvernet 

Med EUs nye personvernregler (GDPR-lovgivningen) fikk alle som gjennomfører arrangementer og samler inn personopplysninger, et større ansvar for å sikre opplysningene de behandler i forbindelse med arrangement.

Når dere bruker et påmeldingssystem, betror dere persondata til leverandøren av systemet. Sørg for at leverandøren kan dokumentere at de etterlever GDPR og legger til rette for at du som bruker av påmeldingssystemet kan samle inn og bruke deltakeres data på en lovlig måte.

Når dere kan vise til at dere ivaretar personvernet, legger dere grunnlaget for tillit hos ikke bare deltakere, men også hos leverandører og samarbeidspartnere.

 

3. Leverandøren tilbyr god oppfølging og support

Å printe ut navneskilt på forhånd hører fortiden til – det blir alltid endringer i siste liten, flere som melder seg på, eller feil på skiltene.

Med løsning for elektronisk innsjekk kan du velge å printe ut navneskilt (hvis du trenger dem) etter hvert som deltakerne sjekkes inn. På den måten blir alt korrekt, og du har full kontroll.

I tillegg kan det føles betryggende å kunne få hjelp til ikke bare systemrelaterte spørsmål, men også til andre aspekter ved arrangementet. Hvis selskapet som leverer systemet, også kan hjelpe dere med lokaler, hoteller, avtaler med sponsorer, gi gode tips og råd underveis, osv., da vil dere mest sannsynlig få enda mer ut av samarbeidet.

 

Konklusjon

Når bedriften din skal investere i et godt påmeldingssystem, velger dere ikke bare en digital løsning for påmelding og håndtering av deltakere. Dere velger også en langsiktig samarbeidspartner og tilgang til et kompetansemiljø. 

En profesjonell leverandør skal forstå dine behov og krav, og dessuten hjelpe deg med alt du måtte lure på – fra tekniske spørsmål om systemet til gode råd og nyttige tips for profesjonell gjennomføring av fysiske, digitale og hybride arrangementer. En seriøs aktør har dessuten ressurser til å utvikle løsningen videre, slik at systemet hele tiden dekker din bedrifts behov i et marked som stadig utvikler seg. 

Andre viktige faktorer å ta stilling til:

  • Har leverandøren nødvendig dybdeinnsikt i norsk arrangementsvirkelighet?
  • Hvor lenge har leverandøren drevet på? Et selskap som har vært i markedet i mange år, har mer bransjeerfaring – og det er større sjanse for at de eksisterer også mange år frem i tid. 
  • Hvor lydhør er leverandøren for tilbakemeldinger fra deg som kunde?

 

Velg en leverandør du kan stole på, som tilbyr god oppfølging og brukerstøtte, og som du kan inngå et langsiktig samarbeid med.

 

Ta gjerne kontakt med oss for en uforpliktende samtale. 

 

Kontakt oss