Gå til ecit.no
Gå til forside blogg

Outsourcing av din økonomifunksjon: Dette bør du tenke på

Skrevet av Lena Brønstad
apr 23, 2021

Outsourcing er et samarbeid mellom aktører hvor kunnskapsutvikling skjer til fordel for begge parter. Ved hjelp av outsourcing får bedrifter mulighet til å sette bort hele eller deler av ulike arbeidsoppgaver til fagpersoner med rett kompetanse. På denne måten kan bedriften heller fokusere på egen kjernevirksomhet og det som skaper verdi for sin bedrift.

 

Hvorfor outsource?

Det er forskjellig grunner til hvorfor bedrifter velger å benytte seg av outsourcing. Typiske årsaker kan være at bedriften ønsker å redusere kostnader, redusere sårbarhet eller oppnå økt kvalitet på arbeidet som gjøres.

Andre grunner kan være at administrasjon ikke har nok å gjøre, har for mye å gjøre eller at behandlingstiden er lang når det gjelder å utvikle og etablere dokumentasjon og informasjon. Muligheten for at selskapet raskt kan skalere opp og ned i takt med selskapets utvikling er også et viktig argument.

Som tidligere nevnt, kan det være utfordrende å administrere en funksjon som ikke ligger innenfor selskapets kjernevirksomhet. Har du denne kunnskapen internt?
Det kan være en fordel å kartlegge hvilke arbeidsoppgaver din bedrift bør og kan utføre internt og eventuelt hvilke som kan være egnet til å sette bort. Ta utgangspunkt i oppgaver som står langt fra selskapets kjernevirksomhet, og hvor det kan være vanskelig å opprettholde samme kvalitet på arbeidet som gjøres. Uansett årsak er det viktig å formidle denne klart og tydelig til selskapet du ønsker å outsource til. 

 

Les mer: Outsourcing

 

Prosesser, rutiner og forventninger 

Ved å sette bort hele eller deler av arbeidsprosesser, går bedriften fra selv håndtere personell, kompetanse og ressurser til å heller bli en som stiller krav. 

Når du starter samarbeidet, er det viktig at bedriften din investerer nok tid til workshops og regelmessige møter med partneren for å gjennomgå prosesser, rutiner og forventninger til samarbeidet sammen. Prisen kan bestemmes enten fra en fast eller variabel modell - eller en blanding av begge. Det er dermed viktig å definere hvilke deler av tjenesten som skal leveres til en fast pris og hvilke om skal ha en variabel pris. Det vil være en fordel å utarbeide en klar og tydelig SLA (Service Level Agreement) som definerer arbeidet, omfanget og leveringstid til tjenestene.

Bedrifter kan velge forskjellige leverandører til ulike tjenester de ønsker å sette bort. For eksempel en leverandør av regnskapstjenester og en annen for lønnstjenester. I så fall blir du som kunde en integrator av disse tjenestene fra forskjellige leverandører, noe som betyr at bedriften din må sette av tid og ressurser til koordinering og kontroll.

 

Kontaktopplysninger

For å oppnå et vellykket samarbeid for begge parter er det viktig at kontaktopplysninger til hverandre blir riktig oppgitt og at de involverte medarbeiderne vet hvem de skal kontakte når. 

Det bør også avklares en ansvarlig hos begge parter, og for større og mer omfattende oppgaver med for eksempel flere selskaper på flere fysiske steder, bør det avklares en KAM for begge parter.

 

Regelmessig oppfølging

Still krav til outsourcing-partneren at du regelmessig planlegger og gjennomfører møter for å koordinere leveranser, samarbeid, endringer og nyheter innenfor rammen av oppgaven. Avhengig av intensiteten og endringene i selskapet ditt, er det viktig å finne riktig rytme for disse møtene. Det viktige er at de faktisk blir implementert og at dere sammen gjennomgår hva som har skjedd og hva som skal skje.

Teams og telefonmøter er i dag blitt veldig vanlig i det pågående samarbeidet og fungerer fint. Om mulig er det likevel anbefalt å variere med fysiske møter. Det er nemlig positivt å kjenne hverandres kontor-arenaer, og et godt forretningsforhold bygges blant annet på grunnlag av fysiske møter.

 

Kompetanseutvikling

Når bedrifter for eksempel håndterer lønn internt, er opplæring og kompetanseutvikling viktig.

Når firmaet ditt vurderer forskjellige leverandører å sette bort arbeidsoppgavene til, bør du spørre hvordan leverandøren håndterer kompetansehevingen til sine ansatte. Dette gjøres for å sikre at du får tjenestene som tilbys av kompetente medarbeidere som har kunnskap om de nyeste systemene og kontroll over den nyeste lovgivningen.

Leverandører som tilbyr outsourcing  kan fokusere på forskjellige bransjer. Som selskap er det viktig å analysere leverandørens kompetanse og erfaring fra andre oppgaver, bransjer og dermed utnytte alt potensialet som leverandøren kan tilby. Bruk leverandørens hjelp og råd til å endre og forbedre selskapets rutiner og prosesser. Nå er det en god mulighet til å stille spørsmål ved om arbeidet skal fortsette slik som før. 

 

Forventningsavklaring

For selskaper med vekstplaner er det viktig å finne en leverandør som kan delta i hele selskapets vekstreise.

Hvis en leverandør ikke har tilstrekkelig kunnskap, ressurser, kraft og teknisk evne til å følge reisen din, kan det snart oppstå et behov for bytte av leverandør. Ta med din egen strategiske fem- og tiårsplan i oppstartsmøtet for å kartlegge dette i en tidlig fase.

 

Vurderer du å outsource?

Hos ECIT kan du outsource hele eller deler av økonomifunksjonen din - avhengig av hva som passer selskapet. Hos oss kan du være sikker på at ting er i orden - slik at du kan se fremover og konsentrere deg om kjernevirksomheten. Vi kan håndtere alle deler av økonomifunksjonen, fra den daglige bokføringen til lønnsadministrasjonen din. 

Ta kontakt med oss HER om du vil høre mer om hvordan ECIT kan bistå din bedrift. 

 

 

Lena Brønstad

Lena arbeider som Campaign and Content manager i ECIT. Etter flere år i bransjen har hun opparbeidet stort engasjement for fagområdet, og brenner spesielt for markedsføring og engasjerende kommunikasjon

Kontakt oss