En fungerende og effektiv printer kan ofte undervurderes. Spesielt ettersom det er et såpass viktig verktøy for å kunne opprettholde samarbeidet på arbeidsplassen, forbedre arbeidsflyten og ikke minst sørge for at bedriften er mest mulig effektiv. Likevel er printeren som regel plassert lett tilgjengelig for de ansatte på et kopirom eller i et åpent landskap. Har du da kontroll på dokumentene som printes ut eller hvem som plukker med seg utskriftene dine? 

En printer - ikke lenger bare en printer

Husker du når man måtte gå kappgang bort til kopirommet i frykt for at noe du hadde printet ut allerede lå ferdig utskrevet synlig og åpent for andre? Det kunne være konfidensielle, private eller et stykke uferdig arbeid som du ikke ville andre skulle få innsyn i. Det var ubehagelig å ikke ha kontroll over hvor utskriftene dine var  - og plutselig var det noen uoppmerksomme som plukket med seg dine utskrifter istedenfor sine egne. Heldigvis en ubehagelig situasjon som for de fleste tilhører fortiden til, men som for mange dessverre fremdeles er en realitet.

Med GDPR stilles det sterke krav til bedrifter for å ta nødvendige forhåndsregler som minimerer sikkerhetsrisiko og brudd på personvern - og print er ingen unntak! Dessverre ser vi at mange bedrifter glemmer printeren når vi snakker om sikkerhet. Printeren er på lik linje med andre enheter også koblet opp til internett, og kan sørge for at uvedkommende får tilgang til enhetens system og harddisk. Dette er noe vi ønsker å unngå.

Med dagens printere følger utallige, intelligente funksjoner og applikasjoner som både forenkler arbeidsflyt, opprettholder samarbeidet og styrker effektiviteten i bedriften - alt dette samtidig som sikkerheten ivaretas. 

Smarte sikkerhetsløsninger 

Ofte arbeider vi med sensitiv eller personinformasjon hvor vi har behov for å forsikre oss om at lovgivningen om GDPR ivaretas og at personinformasjon sikres å ikke komme på avveie. Før brukte vi tid på å manuelt lete opp personnummer, kontonummer eller lignende og anonymisere disse før dokumentet ble delt. Med moderne printere kan disse oppgavene automatiseres ved å «lære» opp printeren til å sladde informasjonen du selv ønsker skal sladdes. For å sikre at medarbeidere ikke skriver ut, skanner eller kopierer dokumenter som inneholder bestemte nøkkelord kan man i tillegg få multifunksjonsprinteren til å varsle om dokumenter når flaggede nøkkelord dukker opp.

En multifunksjonsskriver sørger for løsninger som gjør at enheten ikke skriver ut dokumentet før brukeren står ved utskriftsenheten. Som en del av den nye lovgivningen (GDPR) skal man alltid ha kontroll på hvem som har tilgang til informasjonen og spore den.

Med egne connect-apper for Microsoft skytjenester blir det trygt og enkelt å lage effektive arbeidsflyter ved å koble multifunksjonsprintere til Microsoft Office 365 og OneDrive. Konverter enkelt bilder til Word, Excel eller andre tekstdokumenter, og skann deretter direkte til en "skymappe" for deling og samarbeid, eller skriv ut dokumenter lagret i skyen - dette med bare noen få berøringer direkte på multifunksjonsprinteren. 

Intelligente funksjoner

Oversettelse av dokumenter til flere språk

Et dokument på et annet språk kan gi lite mening uavhengig av om det er i papir, eller i digital form. Med multifunksjonsprintere kan du oversette dokumentet direkte til norsk (eller en rekke andre språk) uansett hvilket format det kom til deg på – og dette i løpet av sekunder. Har du repeterende, lignende oppgaver kan du automatisere jobben ved hjelp av hurtigvalg som gir deg alle valgene i ett trykk.

Gjør dokumentene dine om til lydfiler

Flere multifunksjonsskrivere tilbyr muligheten for å lage lydfiler av dine dokumenter enten de er på norsk, engelsk, polsk eller svensk. Lytt når du har tid, og bruk «spole-funksjon» dersom det er deler du ønsker å høre om igjen.

Trenger du bistand?

Hos ECIT har vi tung kompetanse innen digitalisering og samarbeid. Kontakt oss for et kostnadsfritt og uforpliktende møte hvor vi sammen sørger for at arbeidsflyten tas til neste nivå med en digitalisering av din bedrifts prosesser.

Kontakt oss her