Når kan du kreve innsyn i ansattes epost?

Arbeidsgiver har ikke rett til å overvåke arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr. Hvilke regler gjelder med tanke på når du kan kreve innsyn i ansattes epost?

Når kan du kreve innsyn i ansattes epost?

I de fleste tilfeller ordnes dette praktisk ved at ansatte selv leser epost ved sykdom, eller at du avtaler med den ansatte at du kan gå inn og lese epost. Likevel kan det oppstå tilfeller hvor dette ikke lar seg gjøre. Du kan kreve innsyn i ansattes epost eller private filer kun ved følgende tilfeller:

• Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten.
• Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse eller annet elektronisk utstyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Prosedyrer ved bruk av retten til innsyn

• Arbeidstaker skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn.
• I varselet skal arbeidsgiver begrunne hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter etter denne bestemmelsen.
• Arbeidstaker har innsigelserett.
• Arbeidstaker skal så langt som mulig gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
• Er innsyn foretatt uten forutgående varsel eller uten at arbeidstaker var til stede, skal arbeidstaker gis skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført.
• Underretningen skal inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke eposter eller andre dokumenter som ble åpnet samt resultatet av innsynet.

Noen unntak gjelder

Disse unntakene om rett til informasjon i personopplysningsloven § 16 gjelder:

• Innsyn må gjennomføres på en slik måte at opplysningene så langt som mulig ikke endres og at frembrakte opplysninger kan etterprøves.
• Åpnede eposter, dokumenter eller tilsvarende som det viser seg at ikke er nødvendige eller relevante for formålet med innsynet, skal straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes.

LES MER: Slik lager du informasjonsikkerhetsretningslinjer for ansatte

Når kan arbeidsgiver overvåke elektronisk utstyr?

Arbeidsgiver har ikke rett til å overvåke arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr, med mindre formålet med overvåkingen er:

• Å administrere virksomhetens datanettverk.
• Å avdekke eller oppklare sikkerhetsbrudd i nettverket.

Ved opphør av arbeidsforholdet må opplysningene slettes

Arbeidstakers epostkonto skal avsluttes ved arbeidsforholdets opphør, med mindre det foreligger særskilt behov for å holde epostkontoen åpen i en kort periode etter opphøret.

Opplysninger som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten, skal slettes innen rimelig tid etter arbeidsforholdets opphør.

Hva kan ECIT hjelpe deg med? 

Vi har laget en egen pakke for GDPR, som sikrer at ditt selskap driver i samsvar med GDPR lovgivningen. Vi har også egne eksperter på IT-sikkerhet, som kan hjelpe deg med sikkerhetspolicy og sikkerhetstiltak. Våre rådgivere på lønn og HR kan hjelpe deg med oppfølging av arbeidsforholdet. Send inn skjemaet under, så tar vi kontakt med deg snart.