Ferie under koronaperioden

Nå på våren er tiden vi normalt planlegger og godkjenner årets hovedferie. I en annerledes tid, kan det være behov for å se på andre løsninger enn normalt. Her er våre beste tips.

Hvordan skal ferien planlegges

Som arbeidsgiver har du en plikt til å sørge for at dine ansatte får avviklet ferie etter ferieloven. Hovedregelen er fortsatt at arbeidstakere kan kreve å ta ut tre uker sammenhengende i perioden 1. juni – 30. september, men dersom man blir enig med de ansatte kan det avtales at ferien legges til en annen periode.

Ferien skal drøftes med de ansatte i god tid før ferien skal avvikles. Dersom man ikke blir enige, er det arbeidsgiver som har siste ordet i forhold til når ferien skal avvikles. De over 60 kan selv bestemme når de skal avvikle den ekstra uken de har krav på.

Situasjonen vi nå står oppe i kan gjøre at vanlig ferieavvikling kan være vanskelig og krevende å få til. Da er det ekstra viktig med en god dialog med de ansatte, slik at man sammen kan komme til gode løsninger.

Varsle ferien i god tid

De ansatte kan kreve å varsles 2 måneder før ferien starter, men særlige grunner kan gi grunnlag for kortere varsling. Det er kommet en avklaring fra arbeids og sosialdepartementet på at krisen vi står oppe i nå med koronaviruset kan gi grunnlag for å avvike fra varslingsfristen. Noen ansatte er kanskje også i en vanskelig situasjon økonomisk, det er mye usikkerhet og ferien kan være et kjærkomment pusterom for mange.

Det er i en slik situasjon kanskje ekstra viktig at arbeidstaker varsles i så god tid som mulig, og at man har en ekstra god dialog rundt planlegging og avvikling av ferien. Det bør da også avklares hvordan og når feriepengene skal utbetales og hvordan ferien skal trekkes.

Hva må arbeidsgiver tenke på?

Når en ansatt avvikler ferie, har arbeidsgiver en plikt til å utbetale feriepenger for den perioden som avvikles. Dette gjelder også under permittering. Har man fastlønn, er det mange arbeidsgivere som normalt betaler ut alle feriepenger i juni, og trekker lønn for ferien samtidig. Er de ansatte permitterte, har man ikke noen lønn å trekke feriedagene fra. Er det allerede avviklet noe ferie uten å trekke i lønn, må man også huske å ta hensyn til dette når feriepengene utbetales. 

Behov for å endre allerede oppsatt ferie?

Dersom arbeidsgiver har behov for å endre eller avlyse en allerede planlagt ferie, åpner ferieloven opp for dette. Ferie kan avlyses eller endres på grunn av uforutsette hendelser som fører til vesentlige endringer, og bemanningsproblem man ikke får løst på annen måte. Det kan være i situasjoner der arbeidsgiver for eksempel må ivareta kritiske samfunnsfunksjoner. Arbeidsgiver skal i slike situasjoner avtale drøftelsesmøte med de det gjelder i forkant av en slik endring, slik at det kan drøftes på en god måte før endringen gjennomføres.

De ansatte kan kreve erstatning for merutgifter som følge av at planlagt ferie endres. Dette må dokumenteres, og tas opp i forbindelse med drøfting i forkant av en endring. Erstatningsansvaret er da gjeldende også for merutgifter for den ansattes nærmeste familie.

De ansatte kan i utgangspunktet ikke endre ferie som er avtalt, men vi anbefaler å ha en god dialog rundt dette slik at man kommer til en god løsning dersom behovet skulle oppstå.

Kan man utbetale feriepenger til arbeidstaker uten at de avvikler ferie?

Mange ansatte er under en permittering satt i en vanskelig situasjon økonomisk, og kan i en slik situasjon ønske seg å få feriepengene utbetalt. Arbeidsgiver har et ansvar for å sørge for at den ansatte får avviklet all ferien sin, og har penger til å dekke lønnsbortfallet når ferien tas. Derfor er det viktig at arbeidsgiver holder igjen feriepenger til ferien faktisk tas for å sikre dette.

Sykdom og ferieavvikling

Vanligvis har man ved sykdom mulighet til å utsette ferien. Flere har nå fått sykemelding av hensyn til å begrense smitte, det vil si ved pålagt karantene. De som er i karantene er ikke regnet som arbeidsuføre, det er derfor ikke slik at man har krav på å utsette ferie selv om man er sykemeldt i denne perioden. Arbeidstakere som er syke og dermed arbeidsuføre, kan kreve ferien utsatt som vanlig, og må dokumentere dette med sykemelding fra lege.

LES MER: Syk i ferien - hva har de ansatte krav på?

Hvordan utbetale feriepenger og trekke for ferie nå?

Arbeidsgiver har flere muligheter for utbetaling og trekk av ferie. Felles for alle løsningene er at det er viktig drøftes godt med de ansatte før man foretar seg noe. Dokumenter også avtalen om ferie med de ansatte. Det kan finnes tariffavtaler og andre avtaler som regulerer når feriepengene skal utbetales. Dersom din virksomhet er bundet av en slik avtale, må dette vurderes konkret.

Vi trekker frem tre muligheter:

• Utbetale feriepengene når ferien tas
• Utbetale feriepenger som normalt i juni
• Trekke feriedagene direkte av feriepengene i juni

Utbetal feriepengene når ferien tas

For ansatte som er permitterte, anbefaler vi å vente med utbetaling av feriepengene til ferien tas. Formålet med feriepengene er å dekke lønnsbortfallet man får når man avvikler ferie, og det er viktig at arbeidsgiver sørger for dette. Det må også avklares hvordan ferie som allerede er brukt skal trekkes ut. Når ferien avvikles, bør man informere de ansatte om at de selv må melde om ferien på meldekortet sitt.

Utbetal feriepenger som normalt i juni

Arbeidsgivere kan velge å utbetale alle feriepengene som vanlig i juni, uten å ha lønn å trekke fra. Da er det viktig å formidle til de ansatte at de selv må melde om ferie på meldekortet, slik at de ikke får dobbelt betalt i perioden. Dersom den ansatte allerede har avviklet noe ferie, er det viktig å huske å trekke dette ut.

Dersom de ansatte gjenopptar arbeidet igjen før all ferie er avviklet, må de trekkes for den ferien som tas løpende. Dette vil føre til at de ikke får noe utbetalt i ferien, dersom de ikke sparer på feriepengene. Dette strider da imot ferielovens bestemmelser om at feriepenger skal dekke lønnsbortfallet ved ferie.

Trekk feriepengene direkte av feriepengene i juni

Arbeidsgiver kan også trekke feriedagene direkte av feriepengeutbetalingen. Dette alternativet er kanskje mest aktuelt i situasjoner der den ansatte allerede har avviklet hele eller deler av ferien tidlig på året og enda ikke er trukket. Dersom man trekker feriedagene direkte av feriepengene, vil det for mange bety at man nesten ikke får utbetalt noe ved feriepengeutbetalingen. Arbeidsgiver vil ikke kunne gjøre dette uten at det avtales konkret med arbeidstakerne. Ved avvikling av ferie vil den ansatte da ha krav på vanlig lønn.

Ferie istedetfor permittering?

Avvikling av ferie er en av løsningene flere arbeidsgivere ser på for å unngå permitteringer. Da vil den ansatte kunne gå direkte ut i ferie, uten at du må betale lønn i varslingstid og arbeidsgiverperiode. De ansatte vil også da kunne være klare til å trå til om forholdene skulle begynne å normalisere seg etter ferien.  

LES MER: Permitteringer under koronaperioden

Ikke utsett ferieavviklingen av permitterte

Det er ikke lovlig å pålegge de ansatte å utsette hele ferien til neste år. Dersom de ansatte er permitterte er det viktig at ferien avtales som normalt, slik at ferien ikke hoper seg opp og ikke avvikles. Allerede avtalt ferie skal avvikles som planlagt, om man ikke blir enige om noe annet.

Dersom den ansatte fortsatt er permittert når ferien kommer, vil det bety at permitteringen avbrytes i dette tidsrommet. De ansatte skal da ha feriepenger og ikke dagpenger for denne perioden. Ferien kan trekkes ut fra den perioden man har lov til å permittere. Perioden blir da forlenget.

Hva må den ansatte tenke på

Dersom man ikke har opparbeidet seg nok feriepenger hos arbeidsgiver har man mulighet til å avstå fra å avvikle full ferie. Man kan også ha opparbeidet seg feriepenger til å dekke lønnsbortfallet hos NAV. Stortinget har vedtatt at de som mottok dagpenger i 2020 får feriepenger av dagpenger. Dette skal man få innen utgangen av juni 2021. Dette trenger man ikke å søke om, hvis man mottok dagpenger i 2020 så vil man få et brev der det står om du får utbetalt feriepenger eller ikke. 

Du kan også ha rett til ferie med dagpenger. Det er lurt å få klarhet i hvor mye eller hva man eventuelt har krav på fra NAV før man avgjør hvordan man ønsker at ferie skal trekkes og feriepengers skal utbetales og ha en god dialog med sin arbeidsgiver i forbindelse med dette.

Skal du ha ferie eller reise til utlandet når du er permittert, er det viktig at du gir beskjed til NAV først og fører dagene med ferie eller fravær på meldekortet ditt. Du kan oppholde deg hvor du vil i Norge når du mottar dagpenger, men er du ikke tilgjengelig for jobb eller andre tiltak i regi av NAV fordi du har ferie må du melde i fra om dette. 

Hva om arbeidsgiver går konkurs?

Dersom selskapet du jobber for skulle gå konkurs, vil feriepengene dekkes gjennom en lønnsgarantiordning. Denne sikrer de ansatte tapt arbeidsvederlag opptil to ganger grunnbeløpet. Grunnbeløpet er fra 1 mai 2021, 106 399,- Dette beløpet fastsettes årlig med virkning fra 1. mai.

Delvis permitterte ansatte

Noen er delvis permittert, og mottar derfor noe lønn fra arbeidsgiver samtidig som de mottar dagpenger fra NAV. Husk å ta hensyn til dette ved trekk av ferie og feriepengeutbetaling.  Har du for eksempel ansatte som er 50 % permittert, og ønsker å gjennomføre ferietrekk tilsvarende 100 %, kan ikke dette gjøres dersom det ikke er avtalt med arbeidstakeren.

Hva kan vi i ECIT hjelpe deg med? 

Våre lønnskonsulenter hjelper deg med både riktig beregning og rapportering av lønn og feriepenger, samt veiledning rundt sykdom og permitteringer. 

LES MER: Lønn og HR tjenester fra ECIT