Gå til ecit.dk
Gå til forsiden for blog

Outsourcing af din økonomifunktion: Hvad skal du være særlig opmærksom på?

Skrevet af Marcus Birk
Oct 21, 2019 2:20:00 PM

Outsourcing giver virksomheder mulighed for at overlade disse processer til dem, der har de bedste evner indenfor området og dermed koncentrere sig om kerneprocesserne for at skabe merværdi.

Ved outsourcing udføres arbejdet på det tidspunkt, hvor det bør udføres, og på andre tidspunkter har man små eller ingen omkostninger. Ydelser koster penge, når der findes et faktisk behov. Outsourcing er således en god måde at ekspandere og blive mere omkostningseffektiv. Enkelt formuleret er det et samarbejde mellem aktører, hvor udveksling af viden sker til gavn for begge parter.

 

Motiv for outsourcing

Analysér hvilke områder inden for jeres virksomhed, som kan og skal ledes internt, og hvilke som kan være egnet til outsourcing. Tag udgangspunkt i det, der er langt fra virksomhedens kerneaktivitet, og hvor det dermed kan være svært at håndtere og opretholde god kvalitet.

Motivet til at outsource forskellige ydelser kan være flere og forskellige fra virksomhed til virksomhed. Almindelige motiver kan være, at virksomhedens administrative personale ikke har nok at lave, har for meget at lave eller at behandlingstiderne er lange, når det gælder udvikling og etablering af dokumentation og information.

Andre motiver for outsourcing af ydelser er at reducere omkostninger, mindske sårbarhed og at opnå øget kvalitet eller mulighed for, at virksomheden ved ekspansion hurtigt kan skalere op og ned. Det kan, som nævnt ovenfor, indebære udfordringer at lede en funktion, der ikke er inden for virksomhedens kerneaktivitet. Findes denne viden internt?

Uanset motiv så gør baggrunden for jeres interesse i outsourcing klart for de leverandører, du møder og vurderer.

 

Omstilling til ”krav-stiller”

Ved outsourcing går jeres virksomhed fra i eget regi at have håndteret personale, kompetencer og ressourcer til at blive ”kravstiller” i en forretningsrelation med en outsourcingpartner.

Ved opstarten af samarbejdet er det vigtigt, at jeres virksomhed investerer tid i workshops og regelmæssige møder med jeres outsourcingpartner. Gennemgå processer, rutiner og forventningerne til samarbejdet sammen. Prisen kan fastsættes enten ud fra en fast eller variabel model eller ud fra en blanding af begge. Vær omhyggelig i definitionen af hvilke dele af outsourcingydelsen, som skal leveres til fast pris og hvilke dele af ydelsen, som har variabel pris. I en tydelig SLA (Service Level Agreement) defineres ydelsernes art, omfatning og leverancetidspunkter.

 

Flere partnere

Virksomheder kan vælge forskellige outsourcingpartnere for forskellige outsourcingydelser. For eksempel en leverandør af regnskabsservice og en anden for lønservice. I det tilfælde bliver I som kunde integrator af disse ydelser fra forskellige leverandører, hvilket indebærer, at jeres virksomhed må lægge tid og ressourcer i koordination og kontrol.

 

Kontaktoplysninger

For at opnå et vellykket samarbejde for begge parter er det vigtigt, at kontaktveje og kontaktområder etableres og kendes af det involverede personale.

Der skal udpeges en one-point-of-contact hos begge parter og ved større og mere omfattende outsourcingopgaver med eksempelvis flere virksomheder på flere fysiske placeringer, bør der udpeges en KAM hos begge parter.

 

Løbende opfølgning på samarbejdet

Stil krav til outsourcingpartneren om at I løbende planlægger og gennemfører møder for at afstemme leverancer, samarbejde, forandringer og nyheder i rammerne af opgaven.

Afhængigt af jeres virksomheds intensitet og forandringer gælder det om at finde den rette rytme for de møder. Det vigtige er, at de faktisk gennemføres og at I sammen går igennem, hvad der er sket, hvad der sker og hvad der skal ske.

I dag er Skype/Teams og telefonmøder meget sædvanlige i det løbende samarbejde, men glem ikke at mødes fysisk, både hos jer og jeres outsourcingpartner. Det er positivt at kende til hinandens kontorarenaer og en god forretningsrelation bygges blandt andet ud fra fysiske møder.

 

Kompetenceudvikling

Når virksomheder eksempelvis håndterer lønninger internt, så er uddannelse og kompetenceudvikling for de ansatte lønmedarbejdere vigtigt.

Når din virksomhed vurderer forskellige leverandører af outsourcingydelser, bør I spørge til, hvordan leverandøren håndterer deres medarbejderes kompetenceudvikling. Dette gøres for at sikre at I får ydelserne leveret af kompetent personale, der har kendskab til de nyeste systemer og styr på den nyeste lovgivning. 

 

Kompetence, erfaring og branchefokus

Levandører af outsourcingydelser kan have fokus på forskellige brancher. Som virksomhed er det vigtigt at analysere leverandørens ekspertise og erfaring fra andre opgaver, brancher og derved udnytte alt det potentiale, som leverandøren kan tilbyde.

Brug leverandørens hjælp og råd til at ændre og forbedre virksomhedens rutiner og processer. Nu er der god mulighed for at sætte spørgsmålstegn ved, om arbejdet skal fortsætte som det altid har været.

 

Økonomiydelser i dag og i morgen

For virksomheder med vækstplaner er det vigtigt at finde en outsourcingleverandør, der kan deltage i hele virksomhedens vækstrejse.

Hvis opgaven startes med en leverandør, der ikke har tilstrækkelig viden, ressourcer, magt og teknisk evne til at følge med på jeres rejse, kan der snart opstå et behov for leverandørskifte. Medtag jeres egen strategiske fem- og ti-årige plan i diskussionerne med outsourcingpartner.

 

Går I med overvejelser om at outsource?

Hos ECIT kan du outsource hele eller dele af din økonomifunktion – alt efter, hvad der passer til virksomheden. Med os kan du være sikker på, at der er styr tingene - så du kan se fremad og koncentrere dig om din kerneforretning. Vi kan varetage alle dele af økonomifunktionen lige fra den daglig  bogføring til din lønadministration

Du kan læse mere om vores outsourcingydelser her.

Marcus Birk

Country Marketing Manager hos ECIT

Læs flere indlæg fra Marcus Birk

Kontakt