Do’s and don’ts: Din vej til en vellykket ERP-implementering!

Læs med i dette blogindlæg, hvor vi har samlet en række do’s and don’ts, som du med fordel kan bruge som vejledende råd, hvad enten du befinder dig før, under eller efter implementeringen af et nyt ERP-system. Vores do’s and don’ts har til formål at gøre dig klogere på, hvordan du kommer i mål med en vellykket implementering af dit kommende ERP-system. 

Do: Involvér topledelsen 

Virksomhedsledelsen er nogle af de vigtigste nøglepersoner i forbindelse med implementeringen af et ERP-system, da de skal være med til at forankre løsningen i resten af virksomheden.  

Med et ERP-system er virksomhedens kernefunktioner samlet i én løsning, hvorfor implementeringen af systemet vil påvirke arbejdsgangene på tværs af afdelinger og medarbejdere. Ledelsen spiller her en væsentlig rolle i forhold til at kommunikere løbende om den “forandring”, som virksomheden står overfor.  

Mens implementeringen står på, bør de vigtigste ledere frigøres fra rutinemæssige funktioner i et sådant omfang, at de har mulighed for at træde til og fra, når implementeringen for alvor spidser til. Kort og godt skal implementeringen af et ERP-system forankres på ledelsesniveau. 

Don’t: Vælg en samarbejdspartner med ét produkt 

Den rette, strategiske samarbejdspartner skal levere teknisk support på et niveau, så du er sikret den hjælp, det kræver at komme i mål med implementeringen. Vi anbefaler derudover, at du allierer dig med en samarbejdspartner, der ikke er bundet til én bestemt ERP-løsning.  

De virksomheder, der tilbyder ét produkt, vil som oftest anbefale denne ene løsning, uanset hvilket behov du måtte have. Du kan derfor ende i en situation, hvor der findes andre løsninger og alternativer, der i højere grad matcher din virksomheds behov og arbejdsgange.  

Det er ligeledes fordelagtigt at samarbejde med en partner, der har et indgående kendskab til netop din branche, da du på denne vis kan få inkorporeret branchespecifikke funktionaliteter i systemet til eksempelvis handel, logistik eller produktion.  

Do: Få aktiveret interne ressourcer

Implementeringsprojektet vedrører ikke blot et veltilrettelagt budget. I ECIT har vi erfaret, at det ligeledes er et spørgsmål om interne ressourcer. 

En vellykket ERP-implementering kræver, at der nedsættes en gruppe af medarbejdere, som har fuld opbakning fra ledelsen til at løse opgaven. Det kan være svært at nå i mål med implementeringen, hvis der ikke er en medarbejdergruppe, der har mulighed for at dedikere deres tid og opmærksomhed, når projektet tager form og spidser til.  

Foruden de rette medarbejdere er det væsentligt med en projektleder i form af en økonomimedarbejder eller controller, der skal fungere som koordinerende bindeled mellem den eksterne partner og virksomheden selv. Projektlederen skal desuden besidde de fornødne kompetencer til at skabe det forkromede overblik og kommunikere omkring forløbet, så eksterne såvel som interne interessenter er opdateret på, hvor i processen I befinder jer, og hvor I er på vej hen. 

Don’t: Reducér budgettet til løsningens direkte omkostninger 

Implementeringen af ERP-systemer kræver ikke kun eksterne ressourcer i form af en tredjepartsleverandør, når og hvis projektet skal i mål.  

Budgetteringsfasen er en af de faser, hvor virksomheder som oftest støder på udfordringer. Vores klare erfaring er, at det særligt er løsningens direkte omkostninger i form af licens og implementeringspris, der medregnes i de interne projektomkostninger. I ECIT anbefaler vi, at virksomheder i højere grad har øje for indirekte og til tider mere uforudsete omkostninger såsom systemintegrationer, moduler, løbende tilpasninger, support m.fl. 

Hos ECIT fremlægger vi en løsning, der tager højde for løbende tilpasninger og andre uforudsete omkostninger. Vores formål er at sikre, at du får en transparent aftale, som du kan budgettere med fremadrettet.  

Do: Hav en løbende dialog med din eksterne partner 

Forinden du implementerer og forankrer et ERP-system i virksomheden, er der en længere proces forude, uanset hvilket ERP-system og hvilken ERP-partner du vælger. Spørgsmålet er derfor, hvad du konkret kan gøre, når du står overfor et større implementeringsprojekt? 

Som kunde hos ECIT får tildelt én kontaktperson, du løbende er i dialog med. Formålet med dette kontaktpunkt er, at du slipper for at starte forfra, hvis problemer og/eller udfordringer opstår.  

Med et enkelt kontaktpunkt skal du ikke bekymre dig om, hvornår dine henvendelser og spørgsmål bliver taget i betragtning. Du får tildelt en person, der har øjeblikkelig adgang til nødvendige kartoteker og data, hvilket gør det muligt at løse eventuelle udfordringer rettidigt og effektivt.