Gå til ecit.dk
Gå til forsiden for blog

Effektivisér projektarbejdet med en digital opgradering – og skab engagerede og produktive medarbejdere

Skrevet af Enis Ademovic
Mar 24, 2020 9:30:41 AM

De fleste af os kan nok nikke genkendende til det: påmindelsen om mødet, der starter om 2 minutter tikker ind, og i panik scroller vi gennem indbakken for at finde den ene mail med det link, der vist nok skulle sende os videre til en anden platform for videomøder, hvor vi skal bruge et login, vi oprettede for 3 uger siden - og det kan vi ikke huske - og nu er der kun 10 sekunder til mødet starter!

Det ender med, at det kun er Jens fra ledelsen, der sidder klar til tiden. For Jens har styr på det der med mails. Og han har styr på jeres videosystemet, for det er ham, der har valgt, at I skulle bruge det i jeres virksomhed.

Alt for ofte følger de teknologiske løsninger ikke med den moderne arbejdsplads, hvor samarbejde og teamwork bliver mere og mere essentielt for at skabe en succesfuld arbejdsplads og glade, produktive medarbejdere. Vi stiller større krav til, hvordan vi kan lide at arbejde, og hvordan vi foretrækker at kommunikere med vores kolleger. Og det er netop i samarbejdet med vores kolleger, hvor alles kompetencer spiller sammen, og vi udvikler de mest innovative idéer. Så hvordan sørger I for at skabe de bedste betingelser for at samarbejdsprocessen - og ikke mindst samarbejdsværktøjerne - er i top? Her får du vores bud.

Microsoft Teams

Du er måske allerede bekendt med mange af Microsofts mange intelligente systemer - men vi kommer ikke udenom, at Teams er omdrejningspunktet for samarbejde og teamwork. I november sidste år nåede Teams over 20 millioner aktive daglige brugere og har dermed overhalet Slack som værende det mest populære kommunikationsværktøj blandt brugerne - og med god grund. Vi har samlet alle fordelene ved Teams lige her:

  1. Alt samlet på ét sted
    Med Teams behøver du ikke skøjte rundt mellem diverse chats, mails og kontakter - for her er alle jeres kommunikationskanaler samlet på ét sted. Alle Office 365-programmerne som Word, Excel og PowerPoint kan deles direkte i chatten, og foretrækker du andre apps som Adobe eller InVison, er flere af disse også integreret med Teams. Du kan booke kommende møder, arbejde i fælles dokumenter direkte i chatten i realtid, og så kan du foretage audio- såvel som videoopkald og endda få dem transskriberet automatisk. 
  2. Gruppér dine projekter
    Der er ingen begrænsning på, hvor mange grupper du kan oprette i Teams, så kører I et stort projekt med flere tilknyttede teams, kan I lave flere undergrupperinger, eller oprette grupper for hver enkelt afdeling i virksomheden. I disse grupperinger kan I samle op på historikken for netop jeres arbejdsopgaver,  hvilket gør det nemt for nye medlemmer at catche op på jeres projekt. Og du kan endda invitere eksterne partnere med i de grupper eller chats, du ønsker. Derudover får I adgang til en fælles mappestruktur i hvert enkelt team, hvor alle delte filer lagres, ligesom I kan vælge at gøre dem utilgængelige for alle andre teams eller enkelte personer. Og så kan du styre, hvor ofte og fra hvilke grupper mobilen skal opdatere dig med notifikationer om nye beskeder, fildelinger osv., så du ikke forstyrres i tide og utide fra diverse teams, du er del af. 

  3. Arbejd hvor du vil og in-real-time
    Nogle arbejder bedst på kontoret, andre hjemmefra i sofaen, og nogle virksomheder har afdelinger eller samarbejdspartnere over hele kloden. Her er chatfunktionen særligt effektiv og tidsbesparende. Alle samtaler gemmes, og du kan nemt hoppe rundt i tråden, ligesom du får besked om vigtige opdateringer i chatten. Og istedet for at vente på at få sendt informationer fra dine kolleger, kan I arbejde i det samme dokument på samme tid, hvor ændringer registreres og opdateres øjeblikkeligt, så I ikke laver dobbeltarbejde.

  4. Sikkerheden er (stadig) i top
    Måske har du dine forbehold mod at dele følsomme filer via chats og diverse apps. Men med Teams skal du ikke være bekymret for, at jeres delte filer og data kommer i de forkerte hænder. Sikkerhedsstandarderne matcher dem i Office 365 med datakryptering for data i jeres virksomheds e-mails og cloud-datalager. Og så åbner Teams også op for muligheden for multifaktor-godkendelse, sikker gæsteadgang, log-in gennem Microsofts servere, samt kontrol over hvilke personer, der har adgang til delt data.

Måske virker det som en stor mundfuld at skulle forny og omstrukturere måden, I kommunikerer på i din virksomhed - men bruger I allerede Microsofts andre services, kan det gøres med et fingerknips. Ved at samle kommunikationen ét sted effektiviserer du ikke blot processen i projekt- og gruppearbejdet, men du gør det også lettere for dine medarbejdere at tage hurtigere og bedre beslutninger med en mere flydende kommunikation. Og så slipper du for bruge unødigt tid på administrative opgaver og skøjte rundt mellem mails, kalendere og diverse platforme og apps.

Har du brug for en hjælpende hånd til at komme i gang med Microsoft Teams, kan du deltage i vores morgenmøde om emnet på vores kontorer i Aarhus eller Herlev. Læs mere og tilmeld dig morgenmødet i Aarhus her eller i Herlev her.

Temaer:

Enis Ademovic

Solution Manager hos ECIT Solutions

Læs flere indlæg fra Enis Ademovic

Kontakt