Gå til ecit.dk
Gå til forsiden for blog

Debitoropfølgning: Tag dig selv ud af ligningen og styrk din virksomhed!

Skrevet af Nicolaj Johansen
Mar 22, 2021 5:00:00 PM

Erhvervslivet har kæmpet - og kæmper fortsat. Coronavirussen har endnu ikke sluppet sit greb om Danmark, hvilket har gjort, at flere virksomheder end sædvanligt kæmper med dårlig likviditet.

Mange har måtte bruge af det, de har opsparet i tidligere år, og selvom man har søgt kompensation for løn, faste omkostninger etc. gennem de hjælpepakker, der er stillet til rådighed, så dækker det aldrig udgifterne fuldt ud. Det betyder, at mange må udskyde betalinger og dermed oparbejder en pukkel af ubetalte fakturaer.

Det betyder, at risikoen for debitortab er stor, og du sjældent ved, hvem der rammer dig. Den sikreste måde, hvorpå du kan undgå at blive ramt, er ved at sikre, at du får de penge, du har til gode. Så længe de er udestående, er der nemlig en risiko!

Så snart kunden er presset på betalingsevnen, må du se i øjnene, at du er i konkurrence med kundens øvrige kreditorer. Som al anden konkurrence gælder det, at den der vinder, er den som er forberedt og griber det rigtigt an fra start.

Første step er "at turde" distancere sig fra følelserne for kunden. Når du som virksomhed har indgået en aftale om at levere en vare/ydelse, har gennemført leverancen og sendt en faktura, så er det kun ret og rimeligt, at du holder kunden op på sin del af aftalen, nemlig at betale fakturaen.


Køb ikke ind på lånepræmissen

Du og den virksomhed, du repræsenterer, er ikke bank for dine kunder. Kunden har ingen ret til at bede dig hjælpe med eventuelle likviditetsproblemer. Der er ingen skam forbundet med at opkræve betaling for et stykke arbejde, som virksomheden har udført og leveret.

Alt for ofte ser vi virksomheder, der i for høj grad udviser forståelse for kundens likviditetsproblemer og dermed taber konkurrencen til kundens øvrige kreditorer, der ikke viser den samme forståelse. Det, der kan føles som, at du berøver kundens likviditet, er i virkeligheden blot udtryk for, at du beder kunden overholde en allerede indgået aftale om betaling, som modydelse for leverancen.


Udarbejd en proces, som du ikke afviger fra

Den bedste vej til at sikre sig betaling er ved at være helt systematisk og konsekvent i debitoropfølgningen. Det kan være en hjælp til at distancere sig fra følelser og misforstået omsorg at opbygge en proces, som man, så vidt muligt, følger slavisk.

Processen for debitoropfølgning skal være så kort som muligt og indeholde så få trin som muligt.

 

MicrosoftTeams-image (31)

 

Fakturaen skal sendes så tæt på leverancen som muligt. Om muligt så sørg for, at kunden får fakturaen, mens de oplever gevinsten ved leverancen. Sender du månedlige, opsamlende fakturaer risikerer du, at kunden har glemt eller i hvert fald ikke har værdien af din leverance i præsent.

Påmind kunden om betaling hvis den ikke modtages til tiden. Husk det er kun rimeligt, at kunden overholder den aftale I har indgået, og det er blot den, du skal holde kunden op på. Send påmindelsen kort tid efter forfald. Hvis ikke kunden har betalt ved forfald, er der ingen grund til at tro ”den er på vej”. Det kan være fakturaen er gået tabt i mail eller kundens organisation, så det er kun god service at gøre opmærksom på, at aftalen om betaling ikke er overholdt. Angiv frist for betaling før der kommer en rykker og gør det tydeligt, at rykkeren vil medføre ekstra omkostninger for kunden.

Ryk for betaling, hvis kunden ikke betaler efter påmindelsen. Nu har kunden fået 2 betalingsanmodninger – faktura og en påmindelse. Nu er kunden ikke længere i god tro og derfor bør rykkeren indeholde et gebyr og måske også rente. Gør opmærksom på, at hvis ikke kunden betaler ud fra rykkeren, så vil sagen uden ophold blive sendt videre til inddrivelse via inkasso eller advokat. Mange er for utydelige i kommunikationen. Det er faktisk ikke ok, at kunden ikke har betalt og det bør og skal have konsekvenser. Husk der er en stor risiko for, at din betaling er i direkte konkurrence med en anden kreditor, som måske ikke er så ”flink” som dig.

Inkasso eller advokat bør være sidste skridt, men hvis kunden fortsat ikke har reageret på tre betalingsanmodninger, skal du ikke vente længere. Alternativt så ring kunden op. Hvis du ringer kunden op, så sørg for at få en helt konkret aftale om, hvornår betalingen skal falde, så du har noget at følge op på, hvis det ikke sker. Hvis du når dertil, så bør næste skridt være at sende videre til inddrivelse.

Ovenstående er vores bedste anbefaling baseret på de erfaringer, vi har. I nogle tilfælde må man tilpasse specifikke brancher, men sørg for at fastlægge en proces, som du derefter ikke afviger fra.

 

Adskil debitoropfølgning fra salgsafdelingen

Flere virksomheder har stor gavn af at adskille deres salgsafdeling fra debitorhåndteringen, da man dermed undgår, at sælgernes positive dialog med kunderne om salg og mersalg ikke påvirkes af dialogen om manglende betaling.

For nogle virksomheder er det ikke en mulighed inden for organisationen, og i de tilfælde bør man overveje at entrere med en ekstern partner, som står for debitoropfølgning.

 

Hvad gør du, hvis debitor ikke betaler på grund af bemærkninger til leverancen?

Først og fremmest handler det om at rykke kunden for den manglende betaling, hvorefter du bør følge processen nøje for i sidste ende at nå i mål med debitoropfølgningen.

I visse tilfælde har kunden bemærkninger til din leverance. I det tilfælde gælder det som med selve opfølgningen, at du skal sikre hurtig reaktion. Sørg for at eliminere kundens mulighed for at bruge manglende leverance eller svar på henvendelser, som begrundelse for ikke at betale.

Svar hurtigt og påse, at kundens indvendinger bliver mødt og aftal på samme tid, hvornår betalingen så kan forventes at falde. Dermed har du igen noget konkret at følge op på, når du fortsætter debitoropfølgningen jævnfør processen ovenfor.

Når du svarer hurtigt på kundens henvendelse, får du også hurtigt afklaret om det skyldes manglende betalingsvilje eller om det reelt bare er et dække for manglende betalingsevne. Hvis det reelt er betalingsevnen, der mangler, er det igen vigtigt at følge din opfølgningsproces.

Opsummerende:

  • Du ved sjældent, hvilke kunder, der bliver ramt af manglende betalingsevne.
  • Det er kun ret og rimeligt, at du får betaling, når du har leveret (du er ikke bank for kunden).
  • Mangler betalingsevnen er du uundgåeligt i konkurrence med kundens øvrige kreditorer – den dygtige vinder.
  • Etabler en fast proces, som er kort, med få skridt og som du altid følger.



Temaer:

Kontakt