Gå til ecit.dk
Gå til forsiden for blog

Øg dit bureaus effektivitet og rentabilitet med WorkBook

Skrevet af Marcus Birk
Mar 15, 2019 8:45:00 AM

 

Der skal brændstof i motoren, før den kører rundt og skubber os fremad i livet. Det gælder for køretøjer, for mennesker og så sandelig også for bureauer. Rentabilitet er olien i enhver virksomhedsmotor. Uden en sund og holdbar drift vil din virksomhed i sidste ende miste momentum og gå helt i stå.

Derfor er det afgørende, at din virksomhed arbejder effektivt og konstant plejer tallene på bundlinjen. Din virksomheds økonomiske effekt afhænger nemlig af jeres evne til at forrente den investerede kapital, hvilket bestemt ikke er så vanskeligt, som det måske kan lyde.

Nedenfor præsenterer vi derfor 9 måder, hvorpå du gennem optimal anvendelse af dit ERP-system kan omdanne din virksomhed til en velsmurt rentabilitetsmaskine.

 

1) Opret nøjagtige estimater

Med større gennemsigtighed i din virksomheds projektdata opnår du en bedre indsigt, der kan bruges til at forudsige, hvor meget tid og hvilke ressourcer et nyt projekt vil kræve. Desuden kan du eksempelvis i WorkBook spore din projekthistorik, bruge den effektivt til at danne nye projektskøn og dermed sikre, at der tages højde for dine erfaringer i fremtidige projektscopes.

Er der tale om den samme type ydelse, eventuelt content produktion for samme beløb, men blot for en anden kunde, kan du i øvrigt blot bruge det “gamle” projekt som skabelon.

 

2) Administrer medarbejderkapaciteten

Dine medarbejdere er din største fordel såvel som din største udgift. De definerer din virksomheds evne til at handle på kundernes behov. Uden fuldstændig gennemsigtighed i medarbejderkapaciteten ved du ikke, hvor mange projekter du kan varetage, eller hvor meget du spilder på underudnyttede ressourcer samt uventede freelance-omkostninger. Med en større gennemsigtighed og dermed indsigt i medarbejderkapaciteten kan du bedre sikre, at pengene bruges effektivt og korrekt.

Når du opretter et givent job i WorkBook, vil du derfor altid kunne se, hvor meget ledig tid de enkelte ressourcer/medarbejdere har. Dette vurderes ud fra, hvor mange timer af deres idealtid allerede er booket til andre job/projekter. Denne feature kan også bruges til at sikre, at du ikke tager for mange opgaver ind, da du også kan se den enkelte afdeling som en stor ressource og hermed eksempelvis vurdere, om jeres “Paid Media-afdeling” har tiden til flere opgaver på tværs af medarbejdere.

 

3) Spor den brugte tid

Tidsskemaer kan være en stor hindring og belastning for virksomhedens effektivitet, da disse ikke tilbyder nøjagtige budgetoplysninger i realtid, hvorfor der konstant vil være risiko for at overskride budgettet. Derfor er anvendelsen af mobilvenlige tidssporingsmetoder et must i enhver projektbaseret virksomhed. Jo enklere det er for dine medarbejdere at spore og indsende deres tid, desto mere sandsynligt er det, at de vil bruge systemet effektivt. Dermed sikres du, at de korrekte oplysninger er dig i hænde, når du har brug for dem.

Et vigtigt aspekt i at spore den brugte tid er at finde ud af, hvor meget tid dine medarbejdere reelt bruger på opgaver, der relaterer sig til det givne projekt, men som ikke er en del af selve projektscopet. Her er pre-sales fasen ofte en glemt udgift, når rentabiliteten skal gøres op. I WorkBook kan du registrere tid på dine leads, og ligeså snart disse bliver til kunder, kan du hurtigt og nemt omdanne dem fra leads til job og dermed føre din allerede brugte tid med over. På den måde kan du få et reelt indblik i rentabiliteten på de enkelte job og ikke ende i situationer, hvor indsatsen er større end outputtet.

 

4) Undgå inaktive hænder

Konsekvent underudnyttede ressourcer kan være lige så skadelige for rentabiliteten som et overdrevent brug heraf. Med større indsigt i både medarbejdernes ydeevne og projekters rentabilitet kan din virksomhed sætte jagten ind efter netop de projekter, der vil maksimere produktiviteten. Derfor er kapacitetsstyring og evnen til at analysere forudgående projektdata for bedre at forstå medarbejdernes styrker og svagheder uvurderlige værktøjer, når det kommer til at undgå inaktive hænder.

Her bliver de samme features, som er nævnt ovenfor, relevante igen. I WorkBook har du nemlig mulighed for at få indsigt i, hvornår dine medarbejdere har ledige timer. Denne indsigt kan bruges i WorkBook, så systemet automatisk kan allokere opgaver på baggrund af kompetencer og ledige timer.

 

5) Gør det lettere at samarbejde

Ved at stille en centraliseret kommunikationsportal til rådighed vil dine medarbejdere få mulighed for at arbejde med hvem som helst, når som helst og hvor som helst, uden at produktiviteten falder. Lettere tilgængelige kommunikationsmuligheder på tværs af afdelinger og teams vil føre til højere udnyttelsesgrader og større projektmargener.

I WorkBook kan du gøre brug af systemets indbyggede kommunikationskanal, hvori du let og hurtigt kan kommunikere med dine kunder. Elementer som løbende kundefeedback på kreative indsatser er samtidig noget, der oftest ender med at blive spredt ud over flere forskellige kanaler og systemer, men med WorkBook undgår du dette. Her kan I dele jeres kreative indhold med kunden, hvor denne har mulighed for at kommentere og fremhæve de elementer, som ønskes ændret. Indhold såvel som korrespondance omkring dette vil automatisk blive gemt på det givne projekt i WorkBook, og på denne måde har projektlederen altid en finger på pulsen omkring projektets kreative fremgang.

 

6) Oprethold en sund pipeline

En sund pipeline er livsnerven i enhver projektbaseret virksomhed. Det er afgørende, at din virksomhed ved, hvilket arbejde den udmærker sig i, og dermed hvad der er mest rentabelt.

Med WorkBook kan du som tidligere nævnt spore og analysere historiske projektdata, så du har det nødvendige indblik i, hvilke projekttyper der har skabt størst profit, og dermed også, hvilke du med fordel kan satse på i fremtiden.

 

7) Kontrollér dit Scope-Creep (undgå at springe budget og tidsramme)

At bruge tid på noget, du ikke bliver betalt for, ødelægger din fortjenstmargen og påvirker samtidig arbejdsmoralen negativt. Med et varslingssystem og et velinformeret Account Service team kan du reagere på eventuelle scope-creeps, før de tager overhånd og sprænger budgettet. Med nøjagtige realtidsdata øges projekters gennemsigtighed, så du bedre kan holde kontrol.

I WorkBook kan du blandt andet opsætte en advarselsprocedure, der sikrer, at du hele tiden har styr på, hvor meget af den budgetterede tid er blevet brugt på projektet. Du har små speedometre, der indikerer tidsforbruget for de enkelte opgaver og medarbejdere, der hører under projektet, samtidig med at du kan indstille WorkBook til at advare dig, når du eksempelvis har brugt 80 procent af den budgetterede tid.

 

8) Øg projekters fleksibilitet

Når projekter er kernen i din virksomhed, er det afgørende, at dine projektledelsesfunktioner er så fleksible og effektive som muligt. For at levere et vellykket produkt på tid inden for budgettets rammer kræver det gennemsigtighed i alle projektets aspekter. Nøjagtige datatilførsler øger kontrollen over rentabiliteten og giver overblik, så du løbende kan rette i projektet og tilpasse ressourcer efter behov, før eventuelle problemer opstår.

 

9) Sæt det hele sammen, og tjen endnu flere penge

Har du de rigtige processer, de rigtige ressourcer og det rigtige system på plads, så er du godt på vej mod en øget effektivitet og rentabilitet. Når arbejdsgange, initiativer og projekter er strømlinet, vil dine medarbejdere automatisk levere et bedre produkt; et produkt, der holder kunden glad og i sidste ende bidrager til tallet på bundlinjen.

Med andre ord; ønsker du at optimere effektiviteten og rentabiliteten i din virksomhed – i et hug og i et og samme system – så kan du med fordel anvende WorkBook, der stiller samtlige af ovenstående løsningsinitiativer til rådighed.

Er du endnu ikke bruger af WorkBook, og synes du, ovenstående virker interessant, så kan du via dette link læse mere om systemet etc.

Bruger du allerede WorkBook, kan du via dette link læse mere om, hvordan du kan optimere din anvendelse af systemet. Mulighederne er nemlig mange, men disse kan også nogle gange forvirre mere end gavne. ECIT fokuserer på at servicere virksomheder, der bruger WorkBook, og derfor kan vi guide dig sikkert og trygt gennem nogle af de features og muligheder i WorkBook, som du måske ikke benytter dig af, men som vil gavne dit bureau.

Marcus Birk

Country Marketing Manager hos ECIT

Læs flere indlæg fra Marcus Birk

Relaterede artikler

Kontakt